Secrétaire de Direction H/F Sinclair Ressources

Rattaché(e) au Responsable de service et au sein d'une équipe de 5 personnes, vos missions sont :

1. Gestion des instances et secrétariat administratif :

- Organisation et participation à une trentaine d'instances annuelles réparties sur deux conseils : planification, envoi des convocations et des ordres du jour, logistique des réunions, préparation des dossiers et supports de présentation.
- Rédaction des comptes rendus, des décisions et des délibérations, suivi opérationnel des actions décidées.
- Gestion et suivi des dossiers de reconnaissance d'expérience pratique, avec une aide à la décision apportée aux membres des conseils.
- Suivi de la composition des conseils, des mandats et missions des membres élus, diffusion régulière de documents internes.
- Assistanat quotidien des deux sections et de l'équipe de direction : gestion du courrier, des agendas, des déplacements, du suivi budgétaire et coordination avec les services supports.

2. Appui au greffe et au suivi des contentieux :

- Suivi rigoureux des dossiers disciplinaires dans le respect des procédures : traitement administratif, rédaction et relecture des courriers et décisions, diffusion des documents.
- Réception et traitement des signalements, mise à jour des dossiers et suivi de leur avancement.

3. Participation à la gestion de projets transversaux :

- Soutien à l'organisation et au pilotage de groupes de travail (ex : suivi de la démographie professionnelle, élections internes, etc.) : coordination logistique, gestion des mails, suivi de tableaux de bord, mise en forme et diffusion de livrables (notes, présentations, comptes rendus).
- Organisation d'événements ponctuels : séminaires, sessions délocalisées, webinaires...
- Analyse et saisie de dossiers réglementaires relatifs à l'encadrement des avantages, via un outil interne.

4. Support transversal à l'activité du service :

- Traitement des demandes administratives émanant des professionnels.
- Suivi et mise à jour des tableaux de bord d'activité.
- Participation à l'amélioration continue des bases de données internes (qualité et fiabilité des informations).
- Référent RGPD pour les deux sections : tenue et mise à jour des registres, contrôle de conformité.