Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Paul - 974 Fonctionnaire- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Placée sous l'autorité de la Directrice de l'intergénérationnel et du Responsable Service Jeunesse, l'assistant(e) administratif(ve) a pour missions d'assister le Responsable de Service a dans un objectif de bon fonctionnement en le secondant sur le suivi administratif des actions menés par le service, il/elle assure dans le cadre de ses dispositifs des tâches administratives, de gestion d'informations, de planification, assure l'interface entre les agents du service, les acteurs locaux et autres services communaux et externes. Il/Elle apporte un appui au Responsable sur la gestion RH, budgétaire et contribue au développement des outils (Tableaux de bord, documents de présentation...).
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
* Accueil téléphonique et physique
* Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Relever et transmettre les messages
* Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
* Traitement et suivi administratif
* Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Mettre à la signature
* Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
* Classer, archiver les documents
* Reprographier
* Préparer, enregistrer des bons de commande
* Enregistrer et ventiler des factures
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction (bons de commande, notes de services, PV
de travaux factures...)
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord
* Suivi administratif des personnels
* Tenir à jour les plannings de congés du service
* Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
Supérieur hiérarchique direct : Directrice de l'intergénérationnel Responsable Service Jeunesse
Degré d'autonomie : Relative
Poste d'encadrement : Non
Lieu de travail : 19 Rue Évariste de Parny
Le profil recherché
Niveau Bac minimum
* Connaissance appréciées dans les domaines d'activités de la Petite Enfance, de la Jeunesse et des Seniors et de ses
différents métiers
* Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
* Connaissance de la collectivité
* Technique de secrétariat
* Technique de prise de notes
* Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...)
* Maîtrise des logiciels spécifiques
* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
* Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
* Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
* Capacité rédactionnelles
* Rigueur
* Sens de l'organisation
* Sens de la communication et du relationnel
* Faire preuve de diplomatie
* Respecter la confidentialité
* Réactivité
* Sens de l'initiative
* Polyvalente
* Dynamisme
* Motivation
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
21 840 € / an 1 820 € / mois 12,00 € / heureSalaire brut estimé
23 041 € / an 1 920 € / mois 12,66 € / heureEstimation haute
25 000 € / an 2 083 € / mois 13,74 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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