Chef de Cabinet de la Secrétaire Générale H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Paris 19e - 75 Fonctionnaire- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Sous l'autorité du directeur de cabinet, en lien direct et quotidien avec la secrétaire générale et les deux directeurs, secrétaires généraux adjoints, le chef de cabinet veille à sécuriser l'échelon de direction en assurant la gestion administrative du cabinet, et notamment en :
· organisant et supervisant les agendas et le quotidien de la secrétaire générale et des secrétaires généraux adjoints, en fonction des priorités internes et externes, en lien avec le secrétariat et sous la responsabilité de la directrice de cabinet;
· assurant le suivi des ordres de missions pour la direction et l'ensemble des membres du cabinet, et des remboursements associés;
· suivant la gestion des ressources humaines du cabinet de la secrétaire générale, avec l'appui de la responsable RH de proximité;
· veillant à la bonne exécution budgétaire des dépenses de représentation et de déplacement, selon la dotation annuelle définie par le service du pilotage et du soutien de proximité;
· proposant et organisant, en lien étroit avec le directeur de cabinet, les déplacements de la secrétaire générale et de ses adjoints;
· établissant en début d'année puis actualisant en cours d'année le calendrier des instances régulières de gouvernance (comités de direction restreints et élargis, comités des directeurs d'administration centrale, entretiens bilatéraux avec les directeurs, etc). Il participe au comité de direction hebdomadaire du secrétariat général et supplée, en tant que de besoin ou en son absence, le directeur de cabinet dans la préparation et la participation aux comités des directrices et directeurs d'administration centrale;
· veillant au bon respect des échéances fixées par la secrétaire générale, les secrétaires généraux adjoints ou le directeur de cabinet(suivi des délais de réponse aux courriers ou des échéances interministérielles) ;
· en organisant la représentation du secrétariat général aux RIM et suivi des RIM;
· planifiant et préparant, en lien avec le directeur de cabinet et la responsable de la communication du secrétariat général, les événements auxquels participent la secrétaire générale ou les secrétaires généraux adjoints;
· veillant au bon respect de la charte bureautique et aux consignes de forme transmises par le cabinet du ministre.
Le chef de cabinet est assisté d'un(e) adjoint(e), d'une gestionnaire RH de proximité, d'un secrétariat, encadré par une responsable, et d'un pool de chauffeurs d'autorités. Il dispose également d'une autorité fonctionnelle sur le chargé de mission affaires normatives et distinctions honorifiques, placé sous l'autorité hiérarchique du directeur de cabinet.
Il travaille en lien direct et en coordination avec les délégués, directeurs de projet, conseillers et chargés de mission rattachés à la secrétaire générale ou à ses adjoints.
Le profil recherché
Compte tenu de leurs exigences et de leurs enjeux stratégiques, politiques et opérationnels, les fonctions de chef de cabinet doivent se concevoir et s'exercer dans une relation de totale confiance avec la direction, où loyauté et discrétion apparaissent comme les piliers fondamentaux.
Ces fonctions impliquent un sens politique, un discernement et une intelligence des situations, une totale disponibilité, un sens développé des relations humaines, notamment dans l'articulation de ses compétences d'assistance de l'échelon de direction et des compétences des services, ainsi qu'une excellente expression orale et écrite et un sens indéniable de l'organisation.
Afficher la suite
Une parfaite maîtrise d'Outlook, dans toutes ses fonctionnalités, et de la suite office, est requise ; une capacité d'adaptation rapide aux nouvelles applications informatiques est incontournable pour faire face aux évolutions rapides de la fonction (actuellement, les outils utilisés au quotidien sont : Resana, Réponses, Chorus-DT, le SIRH / H@rmonie- ENSAP-ESTEVE, Messager, Gesroom, Ticketing, Solon).
Enfin, il est à noter que le chef de cabinet est amené à régulièrement se déplacer entre les deux sites du ministère de la justice (Millénaire et Vendôme) afin de rester au plus proche des trois autorités qu'il assiste.
Connaissances
Bonne connaissance des applicatifs informatiques utilisés au quotidien : Resana, Réponses, Chorus-DT, H@rmonie, Messager, Estève, Gesroom, Solon, Ticketing
Maîtrise parfaite d'Outlook et de la suite office
Solide connaissance de l'organisation et du fonctionnement du ministère de la Justice
Bonne connaissance des circuits interministériels
Savoir-faire
Intelligence situationnelle
Excellente expression orale et écrite
Grand sens de l'organisation
Sens politique et stratégique
Capacité à coordonner
Savoir-être
Relation de totale confiance
Loyauté
Grande discrétion
Capacité de discernement
Grande disponibilité et flexibilité
Sens aigu des relations humaines
Grande capacité d'adaptation
Esprit d'initiative et d'équipe
Expériences professionnelles antérieures souhaitées :
Ø Une solide connaissance de l'institution judiciaire, de son organisation, son fonctionnement et ses spécificités est attendue
Ø Une bonne connaissance des circuits interministériels
Ø Une expérience préalable en chefferie de cabinet serait appréciée
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