Coordinateur des Secretariats Medicaux H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).
Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.
Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

Missions principales :

La coordinatrice des secrétariats médicaux supervise, en transversalité, l'activité des secrétariats médicaux ainsi que des accueils associés.
Elle exerce la responsabilité hiérarchique sur les secrétaires médicales encadrantes des pôles.
Elle assure la mise en uvre dans l'ensemble des secrétariats médicaux des organisations et des fonctionnements permettant la réalisation des objectifs institutionnels stratégiques de l'Etablissement.

Pour ce faire, la coordinatrice des secrétariats médicaux :
- Pilote et organise l'activité des secrétariats en lien avec les Trios de pôle et les secrétaires encadrantes
- Contribue à la conception des projets institutionnels concernant les secrétariats médicaux, et en coordonne la mise en uvre
- Assure une veille réglementaire et des recommandations de bonnes pratiques,
- Participe à la coordination du parcours administratif du patient
- Réalise des audits et contrôles internes
- Développe des actions permettant la bonne tenue des dossiers en lien avec les attentes du DIM, et le respect des exigences réglementaires et de bonnes pratiques (indicateurs HAS,)
- Promeut et facilite l'harmonisation des pratiques et des outils au sein des différents secrétariats médicaux, en appui de la DSN notamment,
- Donne son avis sur les procédures et le choix des outils concernant les secrétariats médicaux
- Suit les indicateurs de performance ainsi que les indicateurs RH, approfondit l'analyse des résultats avec les trios de pôle et contribue à l'élaboration d'actions d'amélioration le cas échéant
- Met en place les actions permettant le rattrapage de l'activité externe
- Porte la mise en uvre des démarches qualité et garantit le respect des procédures d'identito-vigilance
- Propose et coordonne la mise en place d'actions visant à l'amélioration de l'accueil des usagers ainsi qu'à l'exercice de leurs droits (exemple : respect des délais de communication des dossiers patients)
- Contrôle et garantit le respect des cibles organisationnelles en lien avec les secrétaires encadrantes, les chefs de Pôle et la DRH
- Propose l'ajustement des ressources en fonction de l'activité
- Donne son avis sur les demandes de remplacements et les modalités de remplacement à mettre en uvre avant transmission à la DRH
- Contribue à la définition des fiches de postes et à la sélection des candidats dans les procédures de recrutement de secrétaires médicales
- Arbitre, en lien avec les pôles et la DRH, sur les questions relatives aux mouvements inter-pôles
- Supervise l'accueil des stagiaires secrétaires médicales
- Détermine les priorités de formation spécifiques au métier de secrétaire médicale, synthétise les besoins en formation et suit leur réalisation en lien avec les cadres supérieurs de pôle et la DRH,
- Construit une gestion prévisionnelle des emplois de secrétaire médicale en lien avec la DRH
- Conseille la Direction et les Pôles sur toute question concernant la gestion des secrétariats médicaux
- Valorise et partage les actions et retours d'expérience sur les secrétariats médicaux
- Supervise l'usage des outils numériques (fait remonter le paramétrage et les besoins pour améliorer logiciels métiers, en lien avec la DSN)

Compétences attendues :
- Solides compétences en management d'équipe et animation de réseau
- Capacité à piloter des projets transversaux et à fédérer les équipes autour d'objectifs communs
- Avoir une bonne connaissance de l'organisation hospitalière
- Avoir une excellente connaissance du fonctionnement des secrétariats médicaux, maîtriser les techniques de secrétariat médical et le vocabulaire médical
- Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques et des logiciels métiers

Qualités requises :
- Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et esprit d'initiative
- Excellentes qualités relationnelles, diplomatie, sens de l'écoute
- Capacité à gérer des situations complexes, à arbitrer et à accompagner le changement
- Aptitude à la communication institutionnelle et à la diffusion d'informations stratégiques

Conditions d'accès au poste :
- Une expérience en tant que secrétaire médicale serait appréciée (avoir été employée dans le grade d'AMA)
- Avec une expérience d'encadrement, notamment de secrétaires médicales

Conditions d'exercice :
- Quotité de travail : 100%
- Régime horaire/organisation du temps de travail : Forfait Jour 19 RTT en année complète

Contraintes liées au poste :
- Mobilité au sein de l'établissement pour assurer la bonne coordination entre les Pôles
- Disponibilité pour répondre aux besoins institutionnels et aux urgences organisationnelles