Assistant du Cabinet du Maire et de la Direction Generale - Mairie de Bourbourg H/F Fonction publique Territoriale
Bourbourg - 59 CDD- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Le cabinet du Maire assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services et les autres Collectivités.
Le cabinet du Maire est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la mise en oeuvre et le suivi des politiques publiques. Il coordonne la représentation et les interventions du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalités, communes, etc.), le protocole et les actions de proximité.
* Cabinet du Maire :
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire,
- Organiser l'activité quotidienne du Maire,
- Gestion de l'agenda du Maire,
- Organisation et planification des réunions et rendez-vous,
- Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion), classement et archivage,
- Assurer l'interface entre le Maire et les services et instances (CUD, SIVOM, Préfecture et Sous-Préfecture),
- Envoi et suivi des invitations des événements organisés par la Ville,
- Transmission mensuelle de planning de réunions des élus,
- Participation à certaines manifestations en qualité d'hôtesse d'accueil du public.
* Protocole
- Phase de préparation : organiser des manifestations officielles en accord avec le responsable de service, en lien avec les différents services et partenaires ; élaborer diverses pièces administratives et protocolaires (carton d'invitation, déroulé, fichier invités...) ; anticiper les tâches et prioriser les urgences ; participer aux visites de reconnaissance et rédiger un compte-rendu et proposer le format.
- Phase de suivi des manifestations : assurer le bon déroulement des événements officiels ;
accompagner et informer les élus dans el respect des règles protocolaires lors de leurs apparitions et déplacements ; accompagner le service des assemblées dans la préparation des séminaires élus, les plénières et accueillir les élus et les invités.
Activités Annexes :
- Les assurances,
- Les archives,
- Gestionnaire des assemblées : accompagner les services dans la préparation des délibérations, arrêtés et décisions du Président ; organiser et superviser toute la chaine préparatoire des assemblées (préparation des dossiers, récupération et mise en forme des délibérations, transfert des délibérations via les outils bureautiques, participation aux assemblées, rédaction de comptes-rendus restituant fidèlement les échanges) ; veiller au respect du calendrier des assemblées défini avec le Maire ; organiser le processus du contrôle préalable des actes en lien avec les services ; contrôler les envois de convocations, des dossiers, des mises en signatures des délibérations ; garantir la validité juridique des actes et organiser leur procédure de validation (transmission au contrôle de légalité, assurer la publicité des actes...).
L'adresse du poste
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Le profil recherché
* Savoirs/Savoir faire :
- Parfaite connaissance du fonctionnement et de l'environnement des collectivités territoriales
- Connaitre les instances décisionnaires
- Connaitre les processus et circuits décisionnels de la collectivité
- Connaitre le fonctionnement et les enjeux du contrôle de légalité
- Maîtriser le cadre juridique d'élaboration des actes des collectivités
- Parfaites qualités rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, Outlook
- Technique de communication et de négociation
- Techniques et outils de gestion et d'organisation
- Sens du service public
- Respect des délais, rigueur, capacité d'initiative
* Savoir être :
- Avoir un excellent sens de l'organisation et savoir gérer les priorités
- Faire preuve de discernement, respecter les obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 400 € / an 1 950 € / mois 12,86 € / heureSalaire brut estimé
26 400 € / an 2 200 € / mois 14,51 € / heureEstimation haute
30 500 € / an 2 542 € / mois 16,76 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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