Assistant - Assistante de Direction H/F Ordre National des Pedicures Podologues
Paris 13e - 75 CDI- 36 000 - 40 000 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Activités principales :
Secrétariat administratif de direction :
- Préparer et organiser la logistique des différents événements institutionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, visio-conférences.).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du président et du secrétaire général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
- Secrétariat des membres du Conseil National et du Bureau : rédaction de courriers / classement / conservation des courriers et documents Institutionnels, administratifs et professionnels, suivi des demandes et réponses
- Emargement, enregistrements, prises de notes, comptes rendus et procès-verbaux des réunions de Conseils et Bureaux Nationaux
- Secrétariat du Comité de relecture : processus de relecture des Bulletins des CROPP / CIROPP : recueil, transmission au comité de lecture, compilation, retour
- Secrétariat des commissions de travail du conseil : ordre du jour, émargements, réservation des salles, suivi (transmission, compilation, retour et classement) Si besoin, a la demande des rapporteurs de commission : prise de notes et secrétariat de séance.
- Mise en forme des documents et travaux des commissions avant et après vote en Conseil national a des fins de publication/diffusion.
- Lien de coordination avec les CROPP et CIROPP : communication des consignes et informations liées au fonctionnement de l'institution.
Gestion des mails externes :
- Transmission aux personnes services concernés / Proposition rédaction / suivi des réponses
Autres activités :
Sur la période de l'appel de cotisation annuelle : Secrétariat en lien de la gestion des cotisations sous la responsabilité de la Responsable Recouvrement
- Préparation et Mise en forme des documents dédiés à l'appel de cotisation
- Coordination Prestataire / service cotisation / Elus trésoriers nationaux
- Mise à jour des pages Internet du site ordinal rubrique Cotisation
- Préparer les dossiers : vérification des chèques avant saisie, préparer les pochettes de saisie
- Vérification des RIB et enregistrement des RIB sur Back Office
- Traitement des courriers
- Traitement des réclamations
- Gestion des appels téléphoniques
- Classement / archivage
Secrétariat Elections ordinales - En lien avec le service juridique
Secrétariat polyvalent en fonction des besoins des services
Mission de remplacement en cas d'absence de la secrétaire standardiste :
- Accueil physique
- Réception et traitement des appels
- Traitement du courrier entrant et diffusion dans les différents services
- Affranchissement du courrier.
Le profil recherché
Experience : 8 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Normes rédactionnelles, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de prise de notes, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Classer des documents, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques
Qualification : Cadre
Secteur d'activité : Activités des organisations professionnelles
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Paris 13e - 75
- CDI
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