Secrétaire Administrative et Pédagogique Iut de Toulouse H/F Universite de Toulouse
Toulouse - 31 CDD- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
- Mission du service :
Un département d'enseignement assure la formation classique d'étudiants en IUT (BUT et Licences professionnelles) et d'étudiants en alternance et formation continue.
- Mission(s) du poste :
Le /la secrétaire pédagogique et administrative du département assure, auprès des personnels du département d'enseignement et des étudiants, la mise en oeuvre et le suivi de la gestion administrative des activités.
Il/elle a la responsabilité de la bonne marche globale de cette gestion et accompagne les équipes du département dans la préparation des dossiers et des activités.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec les services de l'IUT dans le respect des procédures et calendriers mis en place.
1- ASSURER LE SUPPORT PEDAGOGIQUE DU DEPARTEMENT
- Suivi des étudiants sur le logiciel métier (inscriptions, préparation des jurys avec gestion des notes.)
- Relais de l'information scolarité à l'équipe enseignante, au CROUS, à l'Administration du Site (santé, social, sport...)
- Information, réservation et modifications de l'emploi du temps sur le logiciel métier
- Suivi de la situation des étudiants et relais d'information avec les enseignants et services concernés : absences (sur le logiciel métier), retards, avertissements, vérification des dossiers, cartes étudiantes, soutien administratif des démarches (bourses, sécurité sociale, etc.), déclarations des accidents de travail.
- Suivi administratif des étudiants en formation continue, en parcours aménagé, en situation de handicap, en tiers temps, étrangers.
- Suivi des candidatures au BUT (PARCOURSUP), et aux Licences Professionnelles (e-candidat)
- Suivi administratif des stages : conventions, dossiers RI, gestion physique des rapports.
- Mise à jour des informations du panneau d'affichage étudiant : emplois du temps, soutenances, jurys.
- Classement et communication des copies de contrôle aux étudiants.
2- ASSURER LE SECRETARIAT ET LA LOGISTIQUE DU DEPARTEMENT
- Accueil, secrétariat : traitement et diffusion de l'information, suivi du courrier, parapheurs, archivage.
- Logistique : réservation de salles, des moyens de transports, reprographie, gestion des fournitures, petit matériel
- Préparation et suivi des différents calendriers et tableaux de bord, communication d'informations (gestion du Site Web, et de la page LinkedIn du Département.)
- Affaires générales, vie institutionnelle : préparation des conseils de département, des réunions, des élections, suivi des conventions.
- Réalisation des comptes-rendus des réunions du département
- Budget du département : suivi des bons de commandes, de la taxe d'apprentissage (prospection et relance) et des missions
- Vacataires : constitution des dossiers de vacataires, vérification de leur recevabilité, suivi sur le logiciel métier.
3- PARTICIPER AUX ACTIVITES ADMINISTRATIVES TRANSVERSALES ET MUTUALISEES
- Participation aux opérations électorales (tenue bureaux de vote, dépouillement), à l'organisation des manifestations (par exemple Journées Portes Ouvertes)
Contribution à la continuité de service lors d'absences prolongées d'un personnel.
Connaissances :
Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur
Savoir faire technique :
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Notions de base des techniques de communication orale et écrite
Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel, messagerie, internet.)
Aptitude à maîtriser rapidement les applications informatiques (logiciels métiers).
Savoirs comportementaux :
Savoir travailler en équipe
Capacité à gérer le stress
Rigueur
Sens de la confidentialité
Sens de l'organisation
Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
22 272 € / an 1 856 € / mois 12,24 € / heureSalaire brut estimé
23 760 € / an 1 980 € / mois 13,05 € / heureEstimation haute
26 000 € / an 2 167 € / mois 14,29 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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