Chargé·e d'Administration et d'Accueil de Manifestations du Site Minier d'Arenberg H/F Fonction publique Territoriale
Wallers - 59 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
En collaboration avec la Responsable Administrative et Financière du Site Minier d'Arenberg - La Porte du Hainaut, le ou la chargé.e traite les tâches administratives, financières et logistiques liées à l'accueil des événements.
Domaine 1 : Gestion du suivi opérationnel
Gère le quotidien : suivi des appels et des demandes mail, suivi administratif, financier, juridique et technique de l'ensemble des composantes du projet de développement du Site Minier
Organisation des commandes de matériels et de fournitures du service
Organisation des réunions, prise de note, rédaction et mise en forme de comptes-rendus
Gestion de l'agenda d'occupation du site, gestion du planning de nettoyage
Classement et archivage des dossiers et de la documentation
Domaine 2 : Participation à l'organisation des événements, temps forts et tournages organisés sur le site
Contribue, en collaboration avec la direction et la responsable administrative et financière, à l'organisation des événements grand public/temps forts/tournages... organisés sur le site : envoi de mails, gestion des réservations de places, gestion administrative des prestataires, mises sous pli, affichages, mise en place des salles sur les configurations légères (manutention légère).
Domaine 3 : Collaboration sur le tourisme d'affaires
Gestion de tout ou partie des demandes de séminaires entreprises sur site : réservation d'espaces, établissement de devis + convention, démarchage prestataires (traiteurs, technique, gardiennage, SSIAP...), préparation des espaces, organisation pratique le jour J...
L'adresse du poste
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Le profil recherché
SAVOIR / SAVOIR-FAIRE :
Maîtrise des circuits et procédures administratives, juridiques et financières
Capacité à comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Autonomie dans l'exécution des tâches
Organisation
Maîtrise de l'outil informatique
SAVOIR-ÊTRE :
Sens du travail en équipe
Rigueur et organisation, Gestion des délais et contraintes temps
Sens du contact et qualités relationnelles
Esprit d'initiative
Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
Respecter la confidentialité
Disponibilité
- Wallers - 59
- Fonctionnaire
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