Secrétaire Administratif et Pédagogique Réf. 32361 H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 5e - 75 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Fonctions : Secrétaire administratif-ve et pédagogique
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
A pourvoir à compter du 1er octobre 2025.
Mission :
Dans ce contexte, et en appui des responsables de parcours, la/le secrétaire administrative et pédagogique gère les activités administratives et pédagogiques de parcours : candidatures, inscriptions administratives, secrétariat pédagogique, assistance technique et logistique pour les enseignements. Elle/Il accueille et informe les étudiant-es inscrit-es dans ses parcours, elle/il reçoit les enseignants intervenant dans les formations. Pour atteindre ses objectifs avec le reste de l'équipe, elle/il se coordonne avec les autres services de l'Université et des établissements partenaires pour l'organisation des formations.
Activités principales :
- Accueil et information des étudiant-es : site internet, mail, téléphone
- Gestion des dossiers de candidature des étudiant-es (eCandidat, Campus France)
- Gestion de l'inscription administrative des étudiant-es (Apogée)
- Organisation et gestion des inscriptions pédagogiques aux UEs, en lien avec les responsables du parcours (Apogée / DBUFR)
- Accueil, information et soutien technique et logistique aux enseignant-es
- Gestion des unités d'enseignement (planning, réservation de salles, organisation des examens...) et de leurs intervenant-es
- Gestion des notes, de leur saisie à la production des procès-verbaux définitifs, en utilisant les logiciels prévus à ces fins. Préparation des jurys
- Gestion et pré-contrôle des conventions de stages. Suivi administratif et organisation des soutenances
- Collecte, enregistrement et présentation d'informations pour le pilotage des formations, en lien avec les services de l'université
- Participation aux événements ponctuels du master (conférences métier, Journée Bilan, remise de diplôme...)
- Travail en groupe sur des projets visant à l'amélioration du service rendu
Les activités et les formations gérées sont amenées à évoluer en fonction des outils mis à disposition et en fonction de l'évolution de l'organisation du master et des impératifs de service.
Conduite de projets : Non
Encadrement : Non
Le profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de la Faculté de Sciences et d'Ingénierie
- Réglementation applicable au domaine de la scolarité
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
Savoir-faire :
- Maitriser les logiciels de gestion du domaine (eCandidat, Apogée, Moodle), les logiciels de bureautique (type Word, Excel) et de messagerie électronique
- Savoir s'adapter facilement aux outils numériques maison : DBUFR, Candyweb
- Prendre en compte les demandes de sa hiérarchie et y répondre de manière appropriée
- Proposer des solutions pour les problématiques qui relève de sa compétence
- Savoir travailler en autonomie : planifier son activité, hiérarchiser ses activités, parfois dans l'urgence
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Respecter et faire respecter la réglementation
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Rechercher l'information, la vérifier, la partager
- Travailler en équipe
- Être capable de communiquer en anglais (facultatif)
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Savoir-être :
- Bon relationnel avec les usagers et usagères (étudiant-es), les enseignant-es, les collègues
- Disponibilité, réactivité, discrétion et confidentialité
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Aptitudes à se former à de nouveaux logiciels et à de nouvelles méthodes de travail
- Rigueur dans le maintien à jour et en cohérence des données et dans le suivi des tâches à réaliser
- Autonomie dans le travail : savoir situer son travail dans un planning général et s'assurer par soi-même de réaliser les tâches en temps et en heure, savoir anticiper, aller chercher l'aide si nécessaire
- Méthode dans l'organisation de son travail et la réalisation des tâches demandées
- Aptitude et goût pour le travail en équipe
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 100 € / an 1 925 € / mois 12,69 € / heureSalaire brut estimé
26 000 € / an 2 167 € / mois 14,29 € / heureEstimation haute
29 000 € / an 2 417 € / mois 15,93 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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