Secrétaire Médical - Ophtalmologie H/F AP-HP

MétierSecrétariat médical - Assistanat médicalType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationOphtalmologiePrésentation du service
2 secteurs : Consultation; Hôpital de jour

Composition de l'équipe :
- 1 Chef de Service
- 2 Adjoints au Chef de Service (1 PU-PH et 1 PH)
- 2 PHC
- 2 CCA
- 2 Assistants Spécialistes
- 1 Attaché
- 2 Docteurs Junior
- 7 internes
- 4 Secrétaires Médicaux
- 1 Cadre de Santé
- 5 Infirmières
- 5 Aides-soignantes
- 1 Coursier

Poste à pourvoir : 20/11/2025
Vos missions
- Assurer le secrétariat de plusieurs médecins
- Assurer l'accueil des patients et la gestion administrative de leurs prises en charge dans le cadre des différents parcours
- Accueil, information et prise de rendez-vous en présentiel et à distance (mails, téléphone, LORAH)
- Gestion du dossier patient : préparation et transmission des documents requis préalablement à la prise en charge, réception et numérisation des résultats d'examens et des comptes rendus, vérification de la complétude des renseignements et pièces disponibles dans les logiciels dédiés, suivi des issues de la prise en charge lorsque requis
- Programmation des interventions chirurgicales et des consultations d'anesthésie
- Présence hebdomadaire au lissage du bloc UCA
- Préparation des dossiers pour le bloc UCA (une fois par mois)
- Réalisation et suivi des étapes administratives nécessaires à la prise en charge d'un(e) patient(e) dans une autre Unité au cours de son parcours, en lien avec les équipes de la ou des Unité(s) concernée(s)
- Saisie, mise en forme, traitement, diffusion et archivage de documents (courriers, compte-rendu médicaux...)
- Reproduction des dossiers médicaux
- Récupération, tri et distribution du courrier postal du Service
Profil recherché
Formations et/ou qualifications requises :
- Diplôme/certificat de secrétaire médical
- BAC/ Bac ST2S / F8 / SMS
- Bac +2

Expérience requise :
Expérience en milieu hospitalier si possible (3 ans minimum)

Qualités professionnelles requises :
- Organisation
- Accueillant
- Patience
- Sociable
- Souriant
- Avoir l'esprit de conciliation
- Capacité d'écoute
- Discrétion
- Aimer le contact avec le public
- Esprit d'initiative et capacité à accompagner le changement

Connaissances particulières :
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers incluant Excel, Word, Power point
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Schéma horaireJourTemps de travail8hHoraires de travail09h00 - 17h00TélétravailNonVos avantages à l'AP-HPAvantages liés au statut et à la fonction :
- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre dès la 1e année), représentant 7,5% du traitement de base Aide à l'installation et au logement :
- Aide à l'installation (jusqu'à 1000 € versés par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires Avantages sociaux :
- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables - Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux - Place en crèche selon disponibilités - Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos - Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...) - Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge - Accès à une offre de formation continue conséquente - Accès à l'espace détente
Description de l'hôpitalSitué au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.Référence de l'offre2025-16893