Secrétaire de Direction - Commune de Ruffec H/F Fonction publique Territoriale
Ruffec - 16 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Assurer le secrétariat de la Direction générale
1- Secrétariat du Directeur Général des Services
? Réception des appels téléphoniques et accueil physique
? Réception, traitement et diffusion d'informations et de demandes
? Réalisation de travaux de bureautique (courriers, notes, compte-rendu...)
? Suivi de la planification des réunions et de l'agenda du Directeur Général des services
? Tri, classement et archivage de documents
? Veille juridique relative à l'environnement territorial
2- Gestion du Conseil municipal
? Mise en forme des projets de délibération transmis par les services
? Rédaction de projets de délibération liés à la direction générale
? Transmission du dossier du conseil municipal aux élus (copies, mise sous pli)
? Présence aux séances pour prise de notes et rédaction du procès-verbal
? Elaboration des décisions du conseil municipal et transmission au contrôle de légalité
? Réception des décisions du conseil municipal en retour du contrôle de légalité pour transmission aux services
? Suivi des arrêtés du Maire dans le cadre de la délégation du conseil municipal
? Suivi des décisions du conseil municipal liées à la direction générale
3- Assistance au poste de secrétariat du Maire et des élus en cas d'absence du titulaire du poste
? Réception des appels téléphoniques et accueils physiques
? Gestion du courrier
? Suivi de la planification des réunions et de l'agenda du Maire et des adjoints
? Participation aux réunions du bureau municipal pour préparation et rédaction du compte-rendu
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Savoir - qualifications
? Connaissance de l'environnement juridique
? Formation en secrétariat de direction ou équivalent
? Connaissance du fonctionnement, des activités, des procédures et partenaires du service
? Connaissance de l'environnement territorial
? Maîtrise du fonctionnement du contrôle de légalité
Savoir-faire - exigences techniques
? Recevoir, filtrer et réorienter des appels téléphoniques
? Rechercher et diffuser des informations
? Photocopier, assembler, classer et archiver des documents
? Rédiger des documents administratifs
? Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes rapide)
? Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel), internet, intranet, messagerie électronique (Outlook)
? Elaborer les actes administratifs
Savoir être - exigences humaines
? Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
? Faire preuve de rigueur
? Faire preuve de polyvalence
? Faire preuve de réactivité et d'autonomie
? Avoir l'esprit d'équipe
? Avoir l'esprit d'initiative, (être force de proposition et d'innovation)
? Devoir de réserve et sens du service public
? Organisation et gestion du temps
? Capacité d'écoute et de dialogue
Temps de travail : 36 heures hebdomadaire (dont 1 heure récupérable sous en RTT)
Sur 5 jours : Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi
Conditions d'exercice :
- Travail en bureau
- Horaires réguliers avec amplitude variables en fonction des obligations de service public
- Continuité de service en binôme avec la secrétaire du maire et des élus
Lieu de Travail :
- Mairie de Ruffec
Moyens :
- Bureau
- Equipement informatique et progiciels
- Ruffec - 16
- Fonctionnaire
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