Assistant de Direction H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Reims - 51 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur général, le (la) titulaire du poste assure les missions principales suivantes :
Assister les cadres dirigeants dans l'organisation quotidienne de leur travail, préparation de tous dossiers de travail : complétude documentaire, recherche de sources et de ressources, mise en forme documentaire
Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions en particulier les réunions liées au Conseil d'Administration ainsi que tous les actes, procédures et suivis afférents. Rédaction du procès-verbal sur la base d'un enregistrement audio et des notes prises en séance
Elaborer le calendrier de la direction, arbitrage et pilotage des événements en vue de maintenir la fluidité et de l'équilibre des temps de représentation et de conception des cadres de direction
Assurer l'accueil et le filtrage physique, numérique et téléphonique
Gestion de la boîte aux lettres fonctionnelle de la direction, suivi et supervision des flux numériques (réorientation, archivage, suite à donner)
Assurer l'interface avec l'interne et l'externe notamment en direction des instances académiques et nationales
Organisation et suivi du calendrier des astreintes des cadres et agents techniques
Traitement des dossiers de délégation de signature des cadres pour l'ensemble des structures
Suivi du courrier spécifique de la direction et selon les cas élaboration de réponses
Suivi des affaires réservées et coordination interservices pour la résolution des dossiers, veille actualité sur l'environnement institutionnel
Archivage physique et numérique
Gestion du stock de fournitures informatiques (commande et et gestion)
Administration du logiciel e-parapheur
Pilotage du parc véhicule des services centraux et lien avec le prestataire en charge de la maintenance
Le profil recherché
Connaissances :
- Système éducatif et enseignement supérieur et ses enjeux et notamment réseau des oeuvres universitaires
- Techniques de documentation
- Culture internet
- Environnement professionnel : organigrammes, compétences, relais
- Environnement socio-économique
- Techniques de communication
- Processus d'archivage physique, et numérique
Afficher la suite
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
Compétences opérationnelles :
- Apporter une réponse personnalisée
- Réaliser des synthèses
- Rédiger et mettre en forme les documents
- Évaluer et hiérarchiser des besoins
- Structurer son travail
- Savoir planifier et respecter les délais
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir gérer les aléas
Compétences comportementales :
- Sens de l'initiative
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heureSalaire brut estimé
26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heureEstimation haute
30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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