Adjoint Administratif H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE
Adjoint Administratif, Agent d'administration
Gestion et aide à la décision des dossiers de Fonds social européen (FSE)
Appui en finance à la cellule financière des Instituts Paramédicaux du CHUG
LIAISON HIERARCHIQUE
Directeur Coordonnateur des instituts/Ecoles de formation paramédicale
Adjoint des cadres hospitaliers
LIAISON FONCTIONNELLE
CSS, Coordinatrice pédagogique et d'enseignements cliniques
Equipes des CSF, administrative et technique
Personnels des direction fonctionnelles, référents
Représentants du conseil régional de la direction des formations sanitaires
DEFINITION DE LA FONCTION
L'Adjoint administratif hospitalier, chargé de mission sur le FSE, positionné aux IEFP et mobile sur les 2 sites de PAP et SAINT-CLAUDE, assure des tâches administratives d'exécution comportant les compétences financières, la connaissance, l'organisation et l'application de règlements administratifs.
Il organise pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au service et/ou au suivi des dossiers budgétaires et administratifs en vue de l'obtention de la subvention régionale
IL a en charge des missions financières transversales sur les Instituts et écoles de formation travaille en collaboration étroite avec l'Adjoint des cadres hospitaliers, responsable de la cellule financière et l'Assistante de direction
Il réalise des travaux de rédaction courante de courriers en gestion financière
MISSIONS DU POSTE
Suivi et gestion des dossiers de subvention REGION et des dossiers FSE dans le respect des règles et des procédures, de l'instruction de demande de subvention et suivi financier de la programmation de l'enveloppe FSE.
Il assure la collecte de l'ensemble des éléments administratifs justificatives nécessaires pour l'attribution des subventions dans le respect des délais prescrits.
ACTIVITES PRINCIPALES
L'activité s'effectue à partir de consignes précises et doit être organisée en fonction des délais à respecter. Elle nécessite des échanges d'informations avec les autres services des différentes directions de l'établissement et des réponses à des demandes de renseignement du Conseil Régional :

Saisir et mettre en forme des informations administratives diverses
Enregistrer l'ensemble des données dans le cadre des consignes et procédures définies, à l'aide d'outils informatiques
Gérer les procédures internes liées à la gestion des fonds européens
Suivre administrativement le programme FSE
Centraliser les données statiques
Instruire les dossiers de fonds européens
Classer, pointer, vérifier les documents nécessaires pour l'instruction des dossiers FSE
Identifier les demandes de différents interlocuteurs internes ou externes à l'établissement
Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à ses responsables en vue de la subvention financière
Evaluer la pertinence des données administratives et budgétaires transmises au regard du travail à effectuer
Rédiger des notes, des rapports ou courriers administratifs
Reproduire et transmettre des documents FSE
Collecter, classer, conserver, rechercher les documents archivés en appliquant les procédures, les protocoles, les consignes spécifiques à l'archivage administratif en vue de la traçabilité des dossiers des FSE
Mettre en uvre le tri, classement et inventaire des archives de FSE
Rédiger des notes de synthèse, des rapports d'études et des rapports d'alerte sur la base d'analyse des résultats de gestion
Etre en Conseil auprès de la direction générale et du management (administratif et médical)
Auditer les processus de gestion
Mettre en place d'outils d'aide à la définition et à l'évaluation de la stratégie de l'établissement
Assurer la conception, réalisation et exploitation d'outils de gestion : tableaux de bord, indicateurs (activité, coûts, gestion, financiers), budgets de service
Assurer la Conception, la réalisation et l'exploitation de la comptabilité analytique :

Exploiter et mettre à jour le fichier structure
Réaliser les études médico-économiques ou d'enquêtes internes et/ou externes
Rédiger le projet pour l'évolution du système d'information
Assurer la veille organisationnelle, économique et financière
Élaborer les documents institutionnels (rapports de gestion)
Assurer la formation au contrôle de gestion en interne
ACTIVITES TRANSVERSALES
Prendre de notes, saisir et mettre en forme le courrier, les documents administratifs
Participer aux réunions administratives
Assurer des tâches de secrétariat en suppléant une absence
COMPETENCES
Informatiques : Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Power point, et autres)
Capacité de communication : Identifier les informations communicables à autrui et confidentielles liées au poste occupé
Aptitude au travail de secrétariat :
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Capacité de collaboration : Travailler en équipe / en réseau instituts/écoles de formation

EXIGENCES DU POSTE
Connaître les bases de l'environnement bureautique
Utiliser les modes de communication électronique
Collecter les informations nécessaires au traitement des demandes
Appliquer les normes de présentation administratives
Connaître les différents textes régissant la formation
Connaissance du travail de secrétariat
NIVEAU ET Diplôme REQUIS
Connaissance en comptabilité et finance
Niveau Bac +3 ou 5 (licence, Master II Connaissance en comptabilité et finance) fortement recommandé
CARACTERISTIQUES DU POSTE
25 jours de Congés Annuels
Horaires Hebdomadaire : 35 heures par semaine
Présence du lundi au vendredi de 8h 15h
RH : samedi et dimanche et jours fériés
Vacances : 14 jours au mois d'août et 6 jours entre noël et jour de l'an (fermeture des instituts à des dates précises)
QUALITES REQUISES
Engagement
Ethique professionnelle (réserve, confidentialité)
Disponibilité
Capacités d'adaptation
Capacité d'écoute
Aptitudes à la communication
Aptitude organisationnelle
Capacité rédactionnelle
Maîtrise des logiciels