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Assistant - Assistante de Direction H/F Samsah

Étampes - 91

CDI

Résumé de l'offre

Bac +2
Bac +3, Bac +4
Bac +5
Service public des collectivités territoriales
Exp. 1 à 7 ans

Détail du poste

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) d'accueillir et orienter le public et les familles physiquement et téléphoniquement :

- Accueillir, prendre en compte tout public, qui s'adresse à la structure : les usagers, les visiteurs occasionnels, les partenaires extérieurs (accueil physique et accueil téléphonique), apprécier l'urgence d'une demande et orienter vers la personne concernée.
- Orienter si besoin les Familles vers la déléguée départementale de l'UNAFAM ou vers les familles chargées de l'accueil.
- Réaliser des entretiens téléphoniques de pré-évaluation des personnes notifiées et faire un retour lors des réunions hebdomadaires de coordination.

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) d'effectuer des travaux administratifs :

- Traiter le courrier postal, départ et arrivée : le réceptionner, l'enregistrer, le répartir ou le classer, l'affranchir, éventuellement le porter pour affranchissement et postage ; traiter les messages électroniques et rédiger les courriers ;
- Faire valider comptes rendus et procès-verbaux des réunions puis les diffuser aux destinataires ;
- Mettre en forme des documents produits par la structure (plaquettes sur la présentation des services.) ;
- Classer les factures, archiver, et vérifier les caisses des différents services ;
- Organiser et réaliser, en lien avec la direction, le recueil de données sous forme de statistiques pour contribuer au rapport d'activité annuel et à l'analyse de l'activité ;
- Avec la cheffe de service ou la coordinatrice, préparer les déclarations CPAM des admissions et des sorties trimestrielles et envoyer les documents à la direction.

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) de planifier, assurer la logistique :

- Assurer la préparation matérielle des réunions et des manifestations extérieures : invitation, disposition du mobilier, dossiers à remettre. ; Gérer un stock de fournitures, effectuer les commandes, contrôler les livraisons et les facturations ;
- Entretenir les relations avec les fournisseurs (EDF, France Télécom, chauffagiste,.) et suivre la maintenance des équipements.

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) de gérer la vie de la structure :

- Assurer le suivi des réunions, tenir à jour les dossiers et registres concernant l'association ;
- Recevoir et traiter les informations relatives aux congés payés, aux absences diverses, aux suivis de formation. ;
- Participer activement à la démarche qualité et de gestion des risques du service ;
- Recueillir, enregistrer et réaliser des statistiques annuelles des plaintes et des réclamations et les transmettre à la direction.

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) de gérer Banque et caisses :

- Mettre en place, suivre et réaliser les mandats de prélèvements SEPA ;
- Contrôler les caisses et assurer la saisie des recettes et dépenses en réceptionnant les justificatifs ;
- Faire plusieurs fois par mois un contrôle bancaire et alerter la direction en cas d'écarts, de rejets bancaires, d'encaissements non justifiés ;
- Procéder aux paiements sur justification des différentes factures ou remboursements liés à l'activité du service ;
- Procéder aux paiements de acomptes selon les devis préalablement signés par la Direction.

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) d'assurer la mise en oeuvre technique de la communication :

- Développer et maintenir des relations professionnelles cordiales avec les interlocuteurs internes et externes ;
- Coordonner la remontée d'information auprès des différents collègues de la structure et des partenaires ;
- Concevoir des supports de communication interne ou externe adaptés aux personnes fragilisées par la souffrance psychique : publication mensuelle, plaquette.

L'adresse du poste

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Le profil recherché

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Poste à pourvoir pour le 01 septembre, Maîtriser traitement de textes, tableur...

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Accueil ou accompagnement sans hébergement d'adultes handicapés ou de personnes âgées

Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Étampes

Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).

Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.

Annuel Mensuel Horaire

Estimation basse

23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heure

Salaire brut estimé

26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heure

Estimation haute

30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heure

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Assistant - Assistante de Direction H/F

Samsah

Étampes - 91
CDI

Publiée le 01/07/2025 - Réf : 194QGDZ

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Métier

Localité

Type de contrat

CDI

CDD

Intérim

Stage

Alternance

Indépendant

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Fonctionnaire

Freelance

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