Assistant Administratif H/F Bge Languedoc Catalogne
Nîmes - 30 CDD- 1 881 - 1 882 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
BGE Languedoc Catalogne recrute un(e) assistant (e) administratif (ve) au sein de son pôle back office à Nîmes.
Missions :
Sous l'autorité de la Responsable du pôle, vous serez en charge de :
- Assurer l'accueil et le secrétariat général de la structure,
- Réaliser les tâches administratives de fonctionnement et d'organisation de la vie courante dans le respect de la qualité,
- Assurer l'organisation de la vie courante de la structure,
- Appuyer les responsables de POLE et les Consultants Formateurs dans leur relation clients.
Détail des tâches :
a. Assurer l'accueil et le secrétariat de la structure
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Gérer les messages téléphoniques : prise en charge et information au destinataire avec suivi éventuel selon degré d'urgence,
- Gérer le répondeur : relever les messages, les transmettre, gérer les annonces d'absence,
- Accueillir les primo visiteurs, les informer et les orienter,.,
- Informer le conseiller du RDV et faire signer la feuille d'émargement si nécessaire,
- Ouvrir, dater et ventiler le courrier reçu en s'assurant de la transmission effective à son destinataire,
- Gérer les différentes boites mail,
- Assurer la gestion des salles et le secrétariat des réunions d'équipe : compte rendu, demande de validation et transmission
b. Réaliser les tâches administratives de fonctionnement et d'organisation de la vie courante dans le respect de la qualité
- Assurer l'accessibilité des informations,
- Classer et photocopier les documents en s'assurant de la traçabilité de l'information,
- Préparer les dossiers des porteurs de projets : Ouvrir le dossier papier, classer, archiver.
- S'assurer de la mise en réseau des documents d'information (plannings formation pacte, réunion d'information collective...) et de leurs mises à jour régulières,
- Saisir les données sur les différentes bases informatiques,
- Mettre en forme les courriers et les documents en respectant la charte graphique de l'association,
- Préparer les documents remis aux stagiaires dans le cadre des formations,
- Réaliser les convocations selon les consignes laissées,
- Préparer pour chaque conseiller le suivi des échéances et les leur transmettre
- Effectuer les relances nécessaires en amont, auprès des participants
c. Assurer l'organisation de la vie courante de la structure
- Gérer, suivre les plannings,
- Contribuer à l'utilisation rationnelle des services et des fournitures,
- Assurer la gestion des consommables de la structure sur ses différents sites,
- S'organiser et gérer son temps en coordination avec les autres membres de l'équipe,
- Coordonner l'intervention d'entreprises extérieures en cas de problèmes ponctuels.
d. Appuyer les responsables de POLE et les Consultants Formateurs dans leur relation clients :
- Saisie des actions AUTRES (réunions d'équipe, permanence) dans les agendas des conseillers,
- Préparation des dossiers des Informations Collectives,
- Relancer les conseillers pour proposer des participants supplémentaires aux formations incomplètes, relancer par téléphone et/ou email les porteurs pour confirmation présence à la formation, transmettre aux formateurs la liste des présents,
- Renouvellement courant des consommables (papeterie, petit matériel, etc) en coordination avec la Responsable Territoriale et/ou administrative.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 3 An(s)
Compétences : Logiciel de traitement de texte, Principes de la relation client, Utilisation de logiciels de tableur, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Identifier, traiter une demande client, Maintenir une communication claire et professionnelle, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Bge Languedoc Catalogne
Créé il y a 40 ans, BGE est le premier réseau national associatif d accompagnement à la création d'entreprise.
Intégrer BGE Languedoc Catalogne, c'est vous permettre de :
- Donner du sens à vos actions et relever les enjeux économiques et sociaux de demain,
- Faire le choix d'une carrière riche de rencontres, de projets et de réussites,
- Trouver un équilibre entre vos ambitions, votre vie professionnelle et personnelle.
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