Assistant de Direction-Direction des Affaires Médicales H/F Centre Hospitalier Universitaire

Détail du poste

Vos Missions au quotidien ?
- Accueil et orientation :
- Accueil physique et téléphonique (directions, communauté médicale, Etablissements du GHT SLS et autres, UPJV, autorités extérieures telles que l'ARS, le CNG...)
- - Gestion du secrétariat de direction :
- Gestion des agendas (calendrier électronique Outlook) du Directeur des Affaires Médicales
- Gestion de boîte mail générique « DAM » (transmission, suivi...)
- Planification, organisation et suivi des réunions
- Préparation de réunions, d'entretiens à la demande du Directeur (constitution de dossiers de réunion et d'instances, réservation de salle, matériel, commande de prestation...)
- Gestion des déplacements (Hôtel, train...)
- Assurer la liaison entre La Direction et le Personnel Médical

2. Activités administratives :
- Ouverture, enregistrement et ventilation du courrier
- Rédaction, saisie, mise en forme et diffusion de courriers, comptes-rendus, décisions, notes de service
- Enregistrement des congés des Attachés d'Administration de la Direction des Affaires Médicales
- Gestion des Fournitures et commande de matériels de bureau
- Gestion des parapheurs (relecture des courriers et notes, transmission, suivi)
- Réalisation de diaporamas
- Gestion documentaire (distribution, suivi, classement)
- Classement et archivage

3. Participation à la gestion de missions spécifiques :

4.Participation à la gestion de missions spécifiques :
- Gestion et saisine des Ordres de mission du personnel médical
- Gestion des cumuls d'activité
- Réception et saisine des congés

Vos Compétences ?
- Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Agirh)
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse
- Hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques
- Coordonner et suivre l'avancée des dossiers
- Assurer la parfaite confidentialité des informations et des données
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'établissement

Les spécificités du poste ?

HORAIRES : Amplitude de 8h à 17h30 du lundi au vendredi

3 horaires possibles :
- 8h - 16h30
- 8h30 - 17h
- 9h - 17h30

REGLE D'ELABORATION DES PLANNINGS

La journée de travail est de 7h30 avec une coupure pour le déjeuner d'une heure.

Les plannings sont faits en concertation entre les 3 assistantes. Il faut obligatoirement un agent présent à 8h et un autre présent à 17h30.

PROGRAMMATION DES CONGES ANNUELS ET RTT

Les congés et RTT sont pris conformément aux règles institutionnelles. Les congés et RTT sont prévus en concertation avec les 3 assistantes pour assurer la continuité du Service / du Pôle.

Votre Profil ?
- Bac +2 BTS Support à l'action managériale ou DUT gestion des entreprises et des administrations

Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre organisation et votre discrétion professionnelles. Vous avez d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles et vous savez travailler en équipe. Rejoignez-nous !

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Le CHU Amiens Picardie, 1er employeur du sud des Hauts-de-France, est l'un des deux établissements publics universitaires de santé de référence de la région. Avec plus de 150 métiers et autant de carrières possibles, il propose une richesse de parcours professionnels dans un environnement moderne et à la pointe de la technologie et de l'innovation.

Hôpital le plus moderne d'Europe, il est l'établissement support du Groupe Hospitalier du Territoire (GHT) Somme Littoral Sud regroupant 10 établissements.

Au niveau territorial il assure une offre de soins de proximité mais aussi un rôle d'expertise et de recours, au niveau régional et interrégional.

Au sein des 150 services de soins, techniques et administratifs, 6500 professionnels sont engagés chaque jour pour offrir aux patients un service de qualité dans une logique de proximité.

Choisir de nous rejoindre, c'est intégrer une équipe dynamique avec laquelle vous participerez activement à faire vivre nos ambitions et nos valeurs autour du « prendre soin ».