Assistant de Direction - Direction des Affaires Médicales H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Vos Missions au quotidien ?

1. Accueil et orientation :
Accueil physique et téléphonique (directions, communauté médicale, Etablissements du GHT SLS et autres, UPJV, autorités extérieures telles que l'ARS, le CNG)

2. Gestion du secrétariat de direction :
Gestion des agendas (calendrier électronique Outlook) du Directeur des Affaires Médicales
Gestion de boîte mail générique « DAM » (transmission, suivi,)
Planification, organisation et suivi des réunions
Préparation de réunions, d'entretiens à la demande du Directeur (constitution de dossiers de réunion et d'instances, réservation de salle, matériel, commande de prestation)
Gestion des déplacements (Hôtel, train)
Assurer la liaison entre La Direction et le Personnel Médical

3. Activités administratives :
Ouverture, enregistrement et ventilation du courrier
Rédaction, saisie, mise en forme et diffusion de courriers, comptes-rendus, décisions, notes de service
Enregistrement des congés des Attachés d'Administration de la Direction des Affaires Médicales
Gestion des Fournitures et commande de matériels de bureau
Gestion des parapheurs (relecture des courriers et notes, transmission, suivi)
Réalisation de diaporamas
Gestion documentaire (distribution, suivi, classement)
Classement et archivage

4. Participation à la gestion de missions spécifiques :
Gestion et saisine des Ordres de mission du personnel médical
Gestion des cumuls d'activité
Réception et saisine des congés

Vos Compétences ?

Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Agirh)
Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse
Hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques
Coordonner et suivre l'avancée des dossiers
Assurer la parfaite confidentialité des informations et des données
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'établissement

Les spécificités du poste ?

HORAIRES : Amplitude de 8h à 17h30 du lundi au vendredi

3 horaires possibles :
8h - 16h30
8h30 - 17h
9h - 17h30

REGLE D'ELABORATION DES PLANNINGS
La journée de travail est de 7h30 avec une coupure pour le déjeuner d'une heure.
Les plannings sont faits en concertation entre les 3 assistantes. Il faut obligatoirement un agent présent à 8h et un autre présent à 17h30.

PROGRAMMATION DES CONGES ANNUELS ET RTT
Les congés et RTT sont pris conformément aux règles institutionnelles. Les congés et RTT sont prévus en concertation avec les 3 assistantes pour assurer la continuité du Service / du Pôle.

Votre Profil ?

Bac +2 BTS Support à l'action managériale ou DUT gestion des entreprises et des administrations
Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre organisation et votre discrétion professionnelles. Vous avez d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles et vous savez travailler en équipe. Rejoignez-nous !

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