Secrétaire de Direction - Accueil H/F Pôle Emploi
Francheville - 69 CDI- 2 000 € / mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de l'Assistante de Direction, la Secrétaire de Direction a pour mission générale, dans le respect du système de management qualité-risques :
De mettre toute sa compétence, son engagement et son expertise pour assister, au quotidien, l'Assistante de Direction dans sa fonction et plus largement la Gouvernance (Direction Générale, Présidence, Conseil d'Administration).
- Missions principales :
- Accueil et gestion administrative générale
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,
Réceptionner et répartir le courrier du siège (hors ouverture), gérer l'ouverture et l'envoi du courrier de la Direction Générale,
Suivre le circuit des signatures de la Présidence et de la Direction Générale,
Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau pour le siège social,
Assurer le suivi opérationnel de la maintenance courante et des prestataires de services (poste, affranchissement, machine à café, gestion des clefs et documents des véhicules de service, etc.)
- Gestion des agendas et déplacements
Gérer les agendas du Directeur Général et de la Présidente,
Organiser les déplacements (réservations, abonnements, suivi des factures) pour la Direction Générale, la Présidence et les administrateurs,
Contribuer à l'organisation d'événements internes du groupe (assemblées, remises de médailles, etc.)
- Organisation des réunions et instances statutaires
Planifier et organiser les réunions des instances (Bureau, CA, AG.),
Préparer les convocations, trames de comptes rendus, dossiers, commandes de prestations associées (cocktails, plateaux repas.)
Assurer le suivi administratif des décisions (extraits de délibérations, déclarations en Préfecture ou Greffe, tenue des registres, appels de cotisation)
- Rédaction et gestion documentaire
Rédiger et mettre en forme des courriers, documents administratifs ou de suivi,
Assurer le classement, la copie, la numérisation et l'archivage des documents,
Mettre à jour les bases de données de contacts et de partenaires (répertoire DG, fichiers administrateurs, fichiers de délibérations)
- Référent(e) de la politique voyage du groupe
Piloter la politique voyage du Groupe ACPPA et assurer le lien avec l'agence de voyages partenaire
Suivre les données de déplacements, coordonner avec les établissements, préparer les points de suivi trimestriels et la revue annuelle du contrat
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Organiser et contrôler un approvisionnement, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées
Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Francheville - 69
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