Secrétaire Médicale - Agent d'Accueil Administratif à l'Accueil des Urgences H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Le Centre hospitalier Simone Veil, situé à Vitré (35) est un établissement public de santé présentant une offre de soins de proximité, tout en veillant à répondre aux besoins de la population. Médecins, soignants, personnels logistiques et administratifs : tous sont au service des patients et résidents, dont la qualité de prise en charge est un objectif partagé.

En nous rejoignant, vous exercerez vos missions dans un établissement dynamique, situé au cur d'une cité historique qui vous surprendra.

MISSIONS PRINCIPALES
- Accueil administratif physique des patients autonomes (entrée piétons et des patients transportés par un tiers (entrée Sas Ambulances) en collaboration étroite avec l'infirmière d'accueil et d'orientation;
- Gestion des appels téléphoniques des urgences;
- Accueil des patients et des familles présentes dans la salle d'attente
- Enregistrement informatique dès l'arrivée, dans le strict respect des consignes d'identito-vigilance
- Constitution du dossier administratif à l'arrivée du patient dans la GAM et le DPI
- Numérisation et enregistrement des pièces administratives
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

ACTIVITÉS
I] Accueil Information Orientation - Communication
- Gestion de l'accueil téléphonique et physique des personnes et leur orientation (patients hospitalisés ou consultants externes, familles, autres professionnels de santé)
- Réception et transmission des messages
- Communication d'informations au sein de l'équipe
- Assure le lien et facilite les échanges entre le patient, son entourage et les différents intervenants
- Travaille en complémentarité avec tous les professionnels auprès des patients
II] Préparation Suivi - Classement Archivage du dossier patient
- Gestion sécurisée de l'information médicale du dossier patient
- Préparation du dossier médical du patient pour les consultations, les hospitalisations
- Classement des résultats d'examens en cours de séjour et après la sortie
- Préparation des documents administratifs (certificats médicaux, ordonnances, prescriptions médicales de transports) des hospitalisés et consultants externes et mise à la signature du médecin
- Gestion du courrier : mise en forme (dictée reconnaissance vocale), saisie, envoi, classement

RELATIONS FONCTIONNELLES
· Médecins
· Cadres de santé
· Équipe de soins du service et des autres services du Centre Hospitalier
· Tous les services assurant ou participant au circuit de la prise en charge du patient (DIM, services administratifs et financiers, Direction, DSSI, DRH, service social)
· Secrétariats des autres services

RELATIONS HIERARCHIQUES
· AAH, responsable des secrétariats médicaux
· Directeur des Finances et SI
· Directeur des Ressources Humaines
· Directeur

CONDITIONS D'EXERCICE
Horaires 12h : 8h30-20h30
1 WE / 5 : 10h-20h
Horaires en fonction de l'organisation du service

SAVOIR-FAIRE
· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
· Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système documentaire
· Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des consultations
· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
· Identifier, analyse, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
· S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
· Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
· Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
· Utiliser les outils bureautiques, les NTIC et les logiciels métiers
· Application stricte des consignes d'identification

SAVOIR-ETRE

· Qualité d'écoute et d'accueil (sens du contact, amabilité, diplomatie)
· Discrétion
· Capacité d'organisation, de méthode et de gestion des priorités
· Esprit d'analyse, de synthèse et d'initiative
· Sens du travail en équipe
· Capacité d'adaptation
· Conscience et rigueur professionnelle
· Disponibilité
· Dynamisme
· Respect du secret médical, de la confidentialité

CONNAISSANCES REQUISES

· Bureautique
· Orthographe / grammaire / syntaxe
· Communication
· Droits des usagers du système de santé
· Organisation et fonctionnement des établissements de santé
· Réglementation des archives
· Vocabulaire médical