Adjoint Administratif Sterilisation H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier de Valenciennes (CHV) est le troisième établissement hospitalier de la région Hauts-De-France, après le CHU de Lille et le CHU d'Amiens. Il répond aux besoins d'une population de 800 000 habitants et emploie 5 500 professionnels. Il est le premier employeur du territoire. Son budget est de 550 M.
Ses activités concernent toutes les spécialités médicales et chirurgicales, à l'exception de la chirurgie des greffes, de la chirurgie cardiaque, et de la radiothérapie.
La complexité et l'hyperspécialisation des activités tant médicales que médico-techniques ou logistiques ainsi que les partenariats développés publics et privés, nécessitent la mise en uvre d'une stratégie de haut niveau.
En outre, l'hôpital de Valenciennes est l'établissement support du groupement hospitalier de territoire du Hainaut- Cambrésis comportant 10 établissements au total. Par ailleurs, le Centre Hospitalier de Valenciennes est en Direction Commune avec le Centre hospitalier de Fourmies, établissement MCO. Son budget est de 50 M.
La gouvernance du Centre Hospitalier de Valenciennes, avec une délégation polaire affirmée et fortement médicalisée, conduit à renforcer le rôle de la Direction Générale et des Directions fonctionnelles, et à développer l'exercice de la fonction de direction.
Présentation des services (nombre de lits, effectifs, budget...)
Nombre de lits et places : 2 000 dont +1 000 en MCO, 274 en psychiatrie et 201 en SMR et longue durée (111 SMR + 90 longue durée)
Budget d'exploitation : 520 M / Budget d'investissement : 30 M
Effectifs : 5500 dont 750 personnels médicaux
LE POSTE :
Description des fonctions
Assure l'accueil physique des délégués commerciaux
Les marchés publics de la stérilisation : (AAL)
Effectue les changements de prix dans la GEF pour les marchés publics pluriannuels
Gérer les demandes de prix (PHA et Pôle 3)
Sollicite des devis auprès des fournisseurs
Crée les produits sur GEF
Assure la commande et réceptionne les produits
Assure le suivi sur Hospitalis
Effectue le contrôle des colis : validation du contenu, quantité et qualité des produits
Enregistre les sorties de stocks et les imputent sur les services consommateurs sur le logiciel GEF
Liquide les factures et les transmet à la DAF pour mandatement
Gère les contentieux : traçabilité
Déclare les charges à payer en clôture d'exercice
Régularise les charges à payer N-1 à fin juin N+1 maximum
Inventorie les consommables de la stérilisation, une fois par an, en double comptage (Traçabilité)
Gère la traçabilité des stocks : inventaires
Enregistre les non conformités des fournisseurs et participe à l'évaluation des fournisseurs (AAL)
Gestion des commandes de matériel chirurgical : (AAL)
Recherche les références de matériel pour établir une commande et sollicite des devis auprès des fournisseurs
Prépare les colis
Assure des relations avec les fournisseurs
Assure des relations avec le bloc opératoire
Commande et réceptionne l'instrumentation chirurgicale et le matériel d'ostéosynthése, transmet les informations suffisantes aux équipes pour la bonne orientation
Accueil : (GP)
Assure L'accueil des visiteurs, des transporteurs et des agents du CHV
Gère les appels téléphoniques et fax de la stérilisation
Gestion Comptable et Statistiques : (AAL)
Assure la liaison avec les fournisseurs des ancillaires de prêt (casse, usure)
Mois Pair
Saisie, distribution et archivage : (GP)
Tape et envoie les courriers aux services de soins et aux interlocuteurs externes
Dispatche le courrier
Rédige les comptes rendus des réunions (tribune)
Archive les documents relatifs à la production de la stérilisation (marchés, fiches ATNC, cycles autoclaves, bons de livraisons Optim, cycles laveurs, test de soudeuses)
Gère le parapheur du chef de service (les cycles laveurs, cycles autoclaves, test soudeuses) et assure le classement
Classe les comptesrendus des prélèvements environnementaux, les comptes rendus de la maintenance des équipements
Mois Impair
Gestion Comptable et Statistiques : (GP)
Gère les consommables de la stérilisation pour le secteur administratif et la production
Gère le suivi de l'activité de production du service de stérilisation via le logiciel OPTIM (statistiques mensuelles) et gère le suivi des compositions informatique avec l'ensemble de l'équipe
Etablit le tableau mensuel des unités d'uvres et sa facturation pour les services de soins du CHV (OPTIM + Excel) et les établissements extérieurs
Qualité :
Renseigne les données des non-conformités réception, périmés au conditionnement, reliquats, prélèvements bactério...pour alimenter les indicateurs qualité (AAL)
Archive les documents relatifs à la qualité (normes, qualifications des autoclaves et laveurs), veille réglementaire, compte rendu Hygiène, documents de traçabilité de stérilisation (GP)
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences requises
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Maîtrise d'Internet
- Maîtrise du logiciel de messageries
- Maîtrise des logiciels internes (formation assurée)
Qualités requises
Rigueur, sérieux, organisation, sens de la communication, esprit d'équipe, capacités d'adaptation, respect de la confidentialité
Diplôme / Formation
Minimum Bac +2 Comptabilité et Gestion
Type de contrat
· CDD évolutif
· Poste Adjoint Administratif : Temps plein
Nos avantages
· Développement des compétences continu (formations, mobilité interne...)
· Évolution de carrières et de rémunération
· Crèche/ SELF / Conciergerie / Casiers courses / Parkings réservés au personnel / Billetterie...
À compétences égales, ce poste est également ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap.