Assistant de Direction - Direction Deleguee de Site H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Le CHI Poissy/Saint-Germain-en-Laye recherche un.e assistant.e de direction pour la direction déléguée de site.

Missions
Assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de direction déléguée de site et assurer pour partie le secrétariat de la direction de la qualité.
Contribuer à la continuité de missions de secrétariat en lien avec le secrétariat de la direction générale (selon planning)

Grade de référence : adjoint administratif

Horaires de travail : du lundi au vendredi amplitude horaire 8h30-17h30 à ajuster selon les jours de la semaine

Liaisons hiérarchiques
- Directrice déléguée de site
- Attachée de site

Relations fonctionnelles
Le positionnement de la direction déléguée du site amène à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Il convient de citer :
- L'ensemble des directions fonctionnelles
- L'encadrement administratif et soignant de l'établissement
- Les principaux interlocuteurs institutionnels des établissements de santé : ARS, CD78, CPAM, CPTS, mairies.

Activités
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques.
- Traitement du courrier et suivi des réponses préparées par d'autres secteurs
- Gestion des agendas du directeur de site
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.
- Recueil, saisie, mise à jour sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers.
- Rédaction de courriers.
- Préparation des réunions institutionnelles, notamment pour le site du CHIPS : conseil de surveillance, Directoire
- Organisation de la logistique (déplacements, organisation de réunions, réservation de salle).
- Structuration de la gestion documentaire et de l'archivage
- Mise en format qualité des procédures et référencement pour le périmètre de la direction déléguée de site

Savoir-faire :
- Utiliser les outils bureautiques
- Planifier, coordonner et organiser les réunions de travail.
- Repérer rapidement les personnes ressources et les interlocuteurs de l'établissement et des établissements de la direction commune et du GHT
- Savoir rendre compte de son activité.
- Mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs aux objectifs de la direction générale
- Mettre en application la réglementation, les textes en vigueur relatifs aux domaines traités au sein de la direction

Savoir-être :
- Rigueur
- Discrétion
- Réactivité
- Disponibilité
- Savoir être force de proposition
- Capacité d'écoute
- Capacité d'adaptation et d'organisation

Connaissances et prérequis associés
- Maîtrise des logiciels bureautiques
- Technique de communication en secrétariat de direction
- Notions de classement
- Organisation d'un établissement de santé