Gestionnaire Administratif et Pedagogique Rodez H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Rodez - 12 Fonctionnaire- 1 801 € / mois
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Mission 1 : Spécifiques au département GEA
Secrétariat :
- Accueil téléphonique et physique des étudiants, des personnels enseignants et des visiteurs ;
- Gestion des mails, rédaction de courriers, élaboration et diffusion de tableaux statistiques ;
- Participer aux conseils de départements et de perfectionnement, rédiger les comptes-rendus ;
- Gérer la BDD des anciens étudiants et diffuser les offres d'emplois ;
Applications :
- Parcoursup (logiciel candidatures GEA1) ;
- Ecandidat (logiciel candidaturesGEA2) ;
- APOGEE (vérification dossier étudiant, saisie inscriptions pédagogiques, calculs...) ;
- Logiciel ADE (outil de suivi de l'emploi du temps) : en collaboration avec le responsable des
emplois du temps, traiter les mails du compte dédié à l'emploi du temps, contrôler avant
affichage, suivre et gérer les absences des étudiants, préparer les planning des contrôles ;
- Classroom : alimenter et suivre les informations pour les étudiants ;
Stages :
- Suivre les recherches de stage ;
- Préparer les soutenances, envoyer les fiches d'évaluation et attestations de stage ;
Ressources humaines du département :
- Saisir et mettre à jour les données relatives aux enseignants vacataires ;
- Extraire et transmettre l'emploi du temps prévisionnel d'un enseignant en arrêt de travail ;
Examens/contrôles :
- Réserver, préparer les salles d'examens, les copies et feuilles d'émargement ;
- Contrôler la saisie des notes, préparer les commissions, éditer les PV relevés de notes ;
* Mission 2 : Formation continue et alternance
Gestion administrative :
- Diffuser des informations, collecter des documents auprès des différents publics (étudiants,
enseignants, employeurs) ;
- Accompagner le responsable pédagogique alternance dans le suivi des candidatures ;
réaliser un suivi administratif des candidats à l'alternance et des employeurs démarchés ;
- Saisir des informations sur le Livret Electronique de l'Apprenti (LEA) : dépôt du calendrier et de
la fiche mission, vérification des coordonnées, saisie des justificatifs d'absence, dépôt des
relevés de notes, vérification de la validation des fiches de visite ;
Mission 3 : Communes et mutuelles
Inscriptions Administratives : participer à l'inscription des nouveaux étudiants;
Salons (Infosup et autres......) : participer aux différents salons et aux portes ouvertes;
Diplômes : préparer et participer à la journée de remise des diplômes;
Elections statutaires : participer à l'organisation des élections.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Les savoirs :
- Maîtriser la connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
Les savoir-faire :
- Maîtrise des principaux outils de bureautique (Pack Office) et logiciels spécifiques (Apogée, Parcousup, ADE, LEA, Ecandidat...)
- Maîtriser les techniques rédactionnelles
- Planifier son activité
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Afficher la suite
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Les savoir-être :
- Réactivité et sens du contact avec l'ensemble des interlocuteurs (administratifs, enseignants et professionnels...)
- Faire preuve de rigueur
- Confidentialité
- Travailler en équipe
- Informer et rendre compte
- Devoir de réserve
Précisions particulières relatives au poste : Ce poste présente une multiplicité et diversité des tâches. Les interactions avec les étudiants sont nombreuses. Il exige disponibilité.
Infos complémentaires
1801
- Rodez - 12
- Fonctionnaire
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