Assistante de Direction - Gestionnaire Formation du Personnel Medical - Direction des Affaires Medicales H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Libellé de la fiche métier de rattachement : Secrétaire
Code métier : 45S10

DIRECTION/SITE : Direction des Affaires Médicales
SERVICE/POLE : ASSISTANTE DE DIRECTION / GESTIONNAIRE FORMATION DU PERSONNEL MEDICAL

IDENTIFICATION DU POSTE
N° de poste de travail (renseigné par la DRH) :
Grade : Adjoint administratif
Quotité de travail : 100%
Horaires et jours travaillés : du lundi au vendredi, horaires entre 8h et 17h + participation ponctuelle à des instances en début de soirée
Responsable(s) hiérarchique(s) : Sous l'autorité des Attachés d'Administration Hospitalière et du Directeur des Affaires Médicales

PRESENTATION DU SERVICE/POLE

La Direction des Affaires Médicales du CHU de Clermont-Ferrand pilote les recrutements médicaux et gère les statuts, les carrières et la formation de plus de 2 400 personnels médicaux (personnels hospitalo-universitaires, praticiens hospitaliers, praticiens contractuels, praticiens attachés, internes, étudiants hospitaliers et stagiaires associés). Les étudiants hospitaliers, internes et personnels hospitalo-universitaires sont gérés parallèlement par leur UFR (unité de formation et de recherche) de rattachement.

DEFINITION DU POSTE

L'assistant de direction de la Direction des Affaires Médicales est l'interlocuteur privilégié du personnel médical au sein du Centre hospitalier Universitaire de Clermont-Ferrand dans la prise de rendez-vous, la gestion des appels et l'accueil des praticiens au sein du service. Il est en lien direct avec la gouvernance dans la gestion de la Commission Médicale d'Établissement. Il est également en charge de la formation du personnel médical, de la création du plan de formation au remboursement des médecins et des organismes de formation.

ACTIVITES PRINCIPALES

L'assistant de direction est le premier interlocuteur du personnel médical au sein du service. Il dispose d'une connaissance de l'ensemble des secteurs de la DAM et de leur prérogative afin d'orienter les différentes sollicitations.

Assistanat de direction :
Gestion des agendas des AAH et du Directeur.
Réponse téléphonique à la ligne du service.
Organisation de réunions, prises de rendez-vous.
Rédaction des courriers, des notes et des décisions de nomination.
Gestion de la Commission Médicale d'Établissement (une fois par mois) : préparation de l'ordre du jour, du logiciel de vote, participation aux instances, rédaction du procès-verbal, organisation des élections de la CME.
Gestion de la Commission de mobilité (1 à 2 fois par an) : recensement des demandes, préparation de la commission, rédaction des décisions et conventions de mobilité.
Organisation des différentes commissions dans lesquelles la DAM est partie prenante.

Gestion de la formation médicale continue :
Suivi des dossiers des praticiens : rédaction des décisions, enregistrement des dossiers, suivi des conventions, remboursement aux agents et aux organismes.
Organisation des formations transversales pour les professionnels médicaux : communication des formations, convention avec les organismes, réservation des salles, installation des formations, rédaction des attestations de formation.
Organisation de la commission FMC-DPC : préparation ordre du jour, support, participation à l'instance, rédaction compte-rendu.
Recueil des besoins de formation et participation à l'élaboration du plan de formation.
Réalisation de la clôture du budget formation.
Partenariat avec l'ANFH pour les formations Qualiopi.

Le profil de poste peut être amené à évoluer en fonction des besoins du service et des compétences du candidat.
SAVOIR-FAIRE :

Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine,
Classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
Acquérir la connaissance de la réglementation dans son domaine d'activité,
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports,
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.

RELATIONS PROFESSIONNELLES FREQUENTES

Travail collaboratif avec l'ensemble des secteurs de la Direction des Affaires Médicales.
Travail collaboratif avec l'ensemble des directions fonctionnelles et de la gouvernance, le personnel médical et les chefs de service.
Partenaires extérieurs : Université d'Auvergne, ANFH, établissements du GHT.
Ensemble du personnel médical.