Assistant de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif 1 poste d'Assistante de Direction 100% à pourvoir dès que possible
Régime Cadre 19 RTT
Amplitude 8 heure 30 - 17 heure 30 (1 heure de coupure)

MISSIONS :
Assistant(e) du Directeur de l'établissement
Assistant(e) du Directeur des Affaires Générales

ACCUEIL TELEPHONIQUE :
- Gère, filtre et oriente les appels téléphoniques et planifie les rendez-vous du Directeur

ACCUEIL PHYSIQUE :
- Renseigne et reçoit le personnel, le public et les personnes reçues en rendez-vous
- Oriente les personnes selon la demande, réceptionne les documents, prend les rendez-vous et gère l'agenda du Directeur

COURRIER / MAIL RECEPTIONNE :
- Réceptionne, date, enregistre chaque jour le courrier sur une base de données informatique et l'oriente selon sa nature
- Transmet les courriers importants pour information ou consigne au Directeur avant transmission aux Directeurs Adjoints ou autre personne concernée
- Prise de connaissance et orientation des mails en fonction du sujet (mails de la Direction et mails personnels)
- Traçabilité et mise à jour régulière des mails et courriers reçus des tutelles et suivi des enquêtes et appels à projet, en lien avec les Directeurs adjoints
- Traçabilité et orientation des recommandés reçus pour l'ensemble de l'établissement

COURRIER ADRESSE :
- Rédige ou met en forme le courrier
- Après signature par le Directeur, photocopie et archivage du courrier et du dossier
- Suivi d'un fichier informatique pour tout courrier adressé

SECRETARIAT DU DIRECTEUR :
- Rédaction des courriers du Directeur
- Rédaction des notes de service, d'information et décisions du Directeur
- Préparation des rendez-vous journaliers
- Tenue du Tableau de bord du Comité de direction
- Organisation de la logistique des réunions du Directeur (réservation de salle, prestations, préparation de dossiers)
- Organise, classe, prépare et complète les dossiers des réunions du Directeur (internes et externes)
- Approvisionnement et maintenance du service (fourniture, réparations,)
- Organisation du planning annuel des congés de l'équipe de direction
- Suivi des congés de l'équipe de direction

GARDE ADMINISTRATIVE :
- Organisation trimestrielle des gardes administratives de l'équipe de direction
- Mise à jour régulière des bases de données du PC
- Enregistrement hebdomadaire des tableaux de bords
- Réception et orientation des réquisitions et des commissions rogatoires au Directeur de garde administrative concernée
- Organisation des saisines dans le cadre d'une Commission rogatoire

GESTION DES ALERTES SANITAIRES :
- Réception, orientation et archivage des alertes sanitaires en fonction de la thématique

SECRETARIAT DU COMITE ETHIQUE :
- Organisation du Comité Ethique en lien avec le Référent Médical (ordre du jour, convocation, réservation de salles,)
- Organisation des cafés éthique en lien avec le Référent Médical (ordre du jour, convocation, réservation de salles,)
- Organisation des événements du Comité éthique (Ciné-débat, journée d'information,)
- Mise en forme et orientation du compte-rendu aux membres dans les délais imposés par la réglementation

SECRETARIAT DES INSTANCES :
- Organisation et communication de la planification annuelle des instances de l'établissement
- Organisation des Comités de direction, Directoires et Conseils de Surveillance (ordre du jour, convocation, demande de prestation, réservation de salles,)
- Participe aux instances (Comité de direction, Directoire et Conseil de surveillance) et assure la projection des présentations
- Elaboration et mise en forme du compte-rendu de chaque Instance.
- Envoi du compte-rendu aux membres de chaque Instance dans les délais impartis par la réglementation

SUPPLEANCE OCCASIONNELLE DES SECRETARIATS DE DIRECTION :
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion des mails et des demandes
- Répondre aux demandes ponctuelles des Directeurs Adjoints (courriers, mails,)

GESTION DES SALLES ET DU MATERIEL :
- Gestion de la réservation des différentes salles de réunion et du matériel pour l'ensemble de l'établissement
- Réception et communication de toutes les informations utiles au Directeur
- Recherche avec rapidité et pertinence les informations sollicitées par le Directeur

CONNAISSANCES REQUISES :
- Connaissance de la politique générale de l'établissement (PE, PMSP, RI, PRS et PRSE)
- Connaissance du droit administratif et de la Fonction Publique
- Connaissance des structures et du fonctionnement de l'établissement
- Connaissances professionnelles dans le domaine spécifique du poste
- Connaissance de la législation, de la réglementation en vigueur et du statut du personnel non médical

SAVOIR FAIRE :
- Capacité de rédaction
- Capacité d'adaptation et d'intégration
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels Word, Excel et PowerPoint
- Gestion et participation à l'organisation des tâches dans une équipe pluridisciplinaire
- Bases de gestion appuyées par un bon sens de l'organisation
- Respect de l'organisation du travail, gestion du temps
- Application des protocoles et procédures
- Coordination : Informer, transmettre
- Participation aux démarches d'évaluation
- Respect et promotion des règles d'hygiène
- Respect et promotion des règles de sécurité

SAVOIR ETRE :
- Bonne présentation
- Bonne capacité de synthèse
- Qualité de polyvalence pour gérer de nombreuses activités en même temps
- Capacités relationnelles : Dialogue, écoute, pondération, diplomatie,
- Discrétion et respect du secret professionnel
- Sens de l'accueil des usagers : Personnels et autre public
- Sens des responsabilités et du relationnel
- Motivation et investissement personnel : Initiatives, formation,
- Esprit d'initiative, d'adaptation, de créativité, de dynamisme
- Maîtrise de soi en toute situation (stress, urgence, conflit, charge de travail)
- Sens de l'organisation, disponibilité et souplesse de fonctionnement
- Esprit d'équipe indispensable
- Positionnement au sein de l'équipe dans le respect des organisations