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Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F Propuls Formation

Thionville - 57

CDI

Résumé de l'offre

1 700 € / mois
Télétravail partiel
Bac +2
Service public des collectivités territoriales
Exp. 1 à 7 ans

Détail du poste

Organisme de formation travaillant depuis plus de 12 ans en BtoB avec les acteurs de la Distribution, nous recherchons, un Assistant de coordination H/F pour lui confier la gestion du suivi administratif de nos projets.

Le responsable administratif H/F d'un centre de formation est un pilier central qui coordonne l'ensemble des opérations administratives, financières, pédagogiques et juridiques pour garantir une gestion optimale et la satisfaction des clients et des partenaires.

Profil

- Autonome,
- Flexible, disponible et polyvalent
- Entreprenant
- Faire preuve d'adaptation
- Méthodique, rigoureux
- Force de proposition

Compétences

- Compétences en gestion administrative
- Compétences financières (Bilan pédagogique, suivi des prises en charge)
- Capacités de communication et de coordination
- Connaissance juridique et réglementaire de la formation professionnelle
- Compétences techniques informatiques

Missions

Votre environnement de travail
- Travail nécessitant des déplacements pour l'organisation de forum emploi
- Travail sur site
- Télétravail possible

Recrutement
- Vous assurez
o Bonne connaissance des partenaires Mission locale, Pole Emploi
o Création des offres
o Organisation de Jobdating
o Communication
o Création des stages d'immersion

Suivi administratif de qualité
- Vous connaissez la réglementation QUALIOPI
o Respect des 32 critères qualité
o Respect des procédures internes
o Participation active à l'amélioration continue
- Vous créez les sessions de formation dans l'outil informatique
- Vous réalisez le suivi administratif de vos sessions
o (Convocation, évaluation initiale, quiz de connaissance, satisfaction apprenant et client)
o Tenue et suivi des dossiers des apprenants (inscription à la branche paritaire, remplissage et envoi des dossiers finalisés)
o Gestion des plannings
- Vous inscrivez et présentez les candidats à la certification en respectant le cahier des charges
- Vous pratiquez une veille juridique en matière de formation professionnelle
- Vous contrôlez et assurez par des procédures internes la conformité en rapport avec QUALIOPI

Coordination pédagogique
- Suivi des formations, des évaluations
o Vous assurez le respect des normes de qualité et de la conformité des formations aux réglementations en vigueur.

Gestion financière et BPF
- Élaboration et suivi budgétaire :
o Vous suivez le budget et la facturation des prestations
- Gestion des financements et subventions
o Vous identifiez les sources de financement disponibles (OPCO, CPF, subventions publiques) et gère les dossiers de demande de financement.
- Rapports financiers et audit
o Vous préparez les bilans pédagogiques et financiers pour la direction et les organismes de contrôle, et participe aux audits internes ou externes pour garantir la transparence financière de l'organisme.

Communication externe
- Élaboration du plan de communication externe
o Vous élaborez le plan de communication annuel avec le gérant de l'organisme
- Gestion du budget de communication
o Vous suivez le budget de communication annuel confié
o Vous proposez et achetez le matériel de représentation en conséquence
- Connaissances techniques
o Vous utilisez les moyens techniques mise à disposition pour assurer la prise de parole (réseaux sociaux en particulier)

L'adresse du poste

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Le profil recherché

Experience : 2 An(s)

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Améliorer des procédures administratives, Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Gérer la communication interne et externe, Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc), Gérer un planning, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Réaliser la gestion administrative des contrats, Relayer de l'information, Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F

Propuls Formation

Thionville - 57
CDI

Publiée le 24/06/2025 - Réf : 193LWGS

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CDI

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