Assistant de Direction H/F Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités
Bouches-du-Rhône - 13 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Au sein de la direction de l'offre médico-sociale, la mission de l'assistant(e) de direction est d'assister le directeur, et le/la directeur/trice adjoint(e) : préparation, gestion des dossiers et rendez-vous avec les partenaires internes et externes.
Il/elle :
- Assure le secrétariat et constitue la porte d'entrée de la direction
- Est référent(e) pour certains outils/applicatifs utilisés par la DOMS
- Prend en propre le suivi des DPI et DACI des agents de la DOMS.
Les activités principales sont les suivantes :
Travail de secrétariat pour la direction DOMS
- Gestion des agendas
- Préparation et organisation de leurs réunions et déplacements
- Accueil téléphonique et physique pour la direction DOMS
- Enregistrement et distribution du courrier, archivage
- Rédaction de documents, courriers ou mails à destination des partenaires internes et externes, compte-redus
En lien avec les assistantes de la direction générale et assistants(es) des directions adjointes
- Suivi des courriers dits « signalés »
Référent pour des outils / applicatifs / procédures de la direction DOMS
- Référent(e) pour les outils Elise, 6PO, Solarhs, Portail SNCF, GFD, tableaux enquête d'activité, BAL DOMS, Répertoires « RESERVE » et « CODIR DOMS » du réseau, espace collaboratif de l'Agora Social Club partagé avec les fédérations du secteur médico-social
- Référent(e) DPI et DACI de la DOMS pour les agents concernés/fait le lien avec le service juridique
Secrétariat de la commission spécialisée pour les prises en charge et les accompagnements médico-sociaux de la CRSA
- Convocation, logistique, relecture des comptes rendus
Relations fonctionnelles
- Assistants des autres directions et en particulier de la DG, de la DRH, du service communication, du SMG, des délégations départementales
- Service juridique pour le suivi des DPI
- Membres de la CSPAMS
- Associations, organismes gestionnaires
Le profil recherché
Connaissances
Environnement institutionnel et administratif
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de classement et d'archivage
Règles administratives de base
Maîtrise des outils de communication
Savoir-faire
Prise de notes,
Gestion d'agendas
Suivi d'échéances pour une direction
Rédaction de courriers et comptes-rendus
Créer des outils pour faciliter l'activité du directeur et du/de la directeur/trice adjoint(e)
Capacité de synthèse
Savoir-être nécessaire
Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
Ecoute et discrétion
Être rapide, réactif et avoir l'esprit d'initiative
Sens du relationnel
Capacité d'adaptation
Sens du travail en équipe
- Bouches-du-Rhône - 13
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