Secrétaire en Direction Territoriale H/F Dpjj Dt Alpes Vaucluse
Avignon - 84 CDD- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
La Direction territoriale est composée de trois départements et de 160 agents, dont 13 exercent au siège. Elle est chargée du pilotage de l'action de la Protection Judiciaire de la Jeunesse (PJJ) sur le territoire.
Rattachement hiérarchique
Ce poste est rattaché au Responsable de l'Appui Politique Territorial, sous l'autorité hiérarchique duquel il est placé.
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Le poste de Secrétaire au sein de la Direction Territoriale de la PJJ Alpes/Vaucluse concerne les missions suivantes :
Fonction d'accueil et de secrétariat :
- Accueil téléphonique et physique, renseignement et orientation des usagers.
- Préparation du courrier journalier à partir des indications d'un cadre : enregistrement et transmission des courriers postaux et électroniques (arrivées et départs).
- Gestion de la boîte mail structurelle : transmission et archivage des messages.
- Gestion des plannings : instances de la DT, véhicules administratifs, salle de réunion.
- Préparation des dossiers en amont des réunions territoriales.
- Mise à jour systématique des répertoires, organigrammes (SP et SAH), et de la mallette d'astreinte.
- Saisie et mise en page de documents divers.
- Revue de presse : repérage des faits médiatisés relatifs aux mineurs.
- Soutien logistique à l'équipe de direction : gestion des stocks.
- Application de la LOLF : utilisation de l'outil CHORUS pour la gestion des achats divers (notamment les fournitures).
- Traitement des frais de déplacement des agents et des directeurs de service de la DT : contrôle, mise en signature et transmission à la PFI.
Aide au pilotage de la DT :
- Vérification de la réception des tableaux périodiques (hebdomadaires, mensuels.) et diffusion.
- Envoi des convocations et ordres du jour aux membres des différentes instances de pilotage ; suivi des participations.
- Suivi des actes de gestion RH et budgétaire.
- Mise en page et reproduction des documents relatifs aux dialogues de gestion ou de pilotage.
- Gestion du tableau d'affichage et du planning de congés des cadres du territoire (directeurs de service et responsables d'unité éducative).
Organisation de la continuité du poste :
- Passage de consignes avec l'intérim de secrétariat.
- Mise à jour des étiquettes.
- Modélisation des courriers types (notamment les convocations) et archivage informatique.
Le profil recherché
Experience : 24 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Normes rédactionnelles, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Réaliser la gestion administrative du personnel, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Justice
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Avignon - 84
- CDD
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