Aide Archiviste H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Aide archiviste

PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT

L'hôpital public psychiatrique dessert 33 communes (sur 40) du département de la Seine-Saint-Denis qui compte 1 655 422 habitants avec une forte croissance démographique de plus de 1% par an. Les équipes proposent une offre de soins complète et diversifiée pour les patients souffrant de troubles psychiatriques ou psychiques : urgences, ambulatoire, hospitalisation, consultations spécialisées, plateau somatique, centres experts, remédiation cognitive et réhabilitation psycho sociale. En France, les services publics de psychiatrie sont organisés par « secteurs » c'est à dire des zones géographiques correspondant à des bassins de population d'environ 70 000 habitants. L'établissement couvre 15 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent. En 2022, Ville-Évrard a pris en charge 29 106 patients. Ses unités d'hospitalisation temps complet sont réparties sur cinq sites : Neuilly-sur-Marne, Aubervilliers, Bondy, Saint Denis et Montreuil. L'EPSVE dispose également d'un centre de recherche clinique et de deux instituts de formation (infirmier et cadre de santé).

PRÉSENTATION

La direction de la communication et de l'information a en charge le service de la communication, des archives, du centre de ressources documentaires et de la reprographie.

L'équipe du service des archives est composée de 3 agents : une archiviste (responsable du service) et deux aides-archivistes

Le service des archives, créé en 2000, a pour missions principales la collecte, le classement, la communication interne et la conservation des documents issus de l'activité des pôles médicaux et des directions administratives de l'établissement. Il apporte conseil et expertise, et veille au contrôle de la bonne gestion des archives dans les unités de soins et services administratifs.

Il assure également la promotion de l'histoire de l'établissement à travers la mise à disposition du fonds ancien auprès des chercheurs, la valorisation culturelle de ce fonds et l'accueil des publics extérieurs. Depuis 2022, les archives sont conservées dans un bâtiment dédié spécialement construit pour assurer leur conservation.

IDENTIFICATION DU POSTE

POSITION DANS LA STRUCTURE

Autorité hiérarchique :

Responsable du service des archives

Directrice de la Communication et de l'Information

Lien fonctionnel

Responsable médecin DIM

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE

L'aide archiviste a pour mission d'assurer la permanence en salle de lecture, d'accueillir les chercheurs, de les orienter. Outre la communication des archives, il participe aussi au classement et à la mise en valeur des fonds conservés.

MISSIONS PRINCIPALES

L'aide archiviste contribue à la mise en oeuvre de la politique de traitement, de communication et de mise en valeur des archives issues des directions administratives et des pôles médicaux de l'établissement de Ville-Evrard.

Gestion de la salle de lecture
L'aide archiviste accueille les lecteurs en salle de lecture :

Enregistrement, présentation de la réglementation, orientation, communication, surveillance

L'aide archiviste conseille les services versants, répond aux demandes :

Information sur les procédures de versement, d'élimination et de communication

Participation à la mise en valeur des fonds d'archives
L'aide archiviste prend part aux actions de sensibilisation, de médiation culturelle et d'exploitation du fonds ancien :

Exposition, visite, manifestation culturelle, rédaction d'article

Suivi des versements d'archives administratives et de dossiers médicaux
L'aide archiviste prend en charge les versements effectués au service des archives :

Vérification, correction des bordereaux de versement, description archivistique selon les normes en vigueur, indexation, cotation

Tenue du registre des entrées

Gestion du secrétariat du service
L'aide archiviste réceptionne les demandes transmises au service des archives et procède au suivi des dossiers :

Traitement des courriers/courriels, commandes de fournitures, rédaction de comptes rendus

MISSIONS SECONDAIRES

Participation au réseau des archives Ascodocpsy en fonction de ses intérêts :
Commissions Tableaux de gestion, Archimède, Numadoc, Guide des archives

Gestion matérielle des documents
L'aide archiviste prend en charge les entrées des versements :

Récolement, respect des espaces de conservation, bon fonctionnement du matériel, reconditionnement, vérification des règles de conservation préventive et palliative

Ré informatisation du service
L'aide archiviste est associé au renouvellement de l'informatisation du service, à la mise en place d'un nouveau logiciel archives.

Un diplôme spécialisé n'est pas indispensable mais des connaissances et le savoir-faire de base du métier sont requis.

SAVOIRS FAIRE

Avoir de l'appétence pour l'activité d'un service d'archives et avoir connaissance des conditions d'archivage (législation et réglementation des archives hospitalières)
Savoir appliquer les règles de gestion des archives contemporaines (records management, normes de description archivistique)
Connaître ou, au minimum, s'intéresser à l'histoire hospitalière
Comprendre la cohérence d'un système de classement
Savoir pratiquer le tri à l'aide de tableaux de gestion/conservation
Être en capacité de suivre des projets
Maitriser les outils informatiques de base (Word/Excel) afin de saisir les données et produire des instruments de recherche conformes à la pratique archivistique.
SAVOIRS ÊTRE

Sens du service au public
Sens de l'accueil
Discrétion et confidentialité
Esprit d'analyse et de critique
Autonomie dans l'exécution des tâches, rigueur
Sens de l'organisation et du travail en équipe
Qualités relationnelles, réactivité, adaptabilité et capacité à transmettre des informations, des savoirs et des savoirs-faire.
CONDITIONS PARTICULIÈRES LIÉES AU POSTE

Manutention et port occasionnel de charges lourdes
Formation dans le domaine des archives, si nécessaire
Fiche de poste rédigée en juin 2025, susceptible d'évoluer en fonction des missions confiées à l'agent.

Type d'emploi : CDI, CDD

Rémunération : 1801,74 à 1905,12 par mois

Avantages :

Crèche d'entreprise
Prise en charge du transport quotidien
Restaurant d'entreprise
RTT
Horaires :

Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel