Chargé de Gestion Administrative & Référent Évènementiel H/F Mairie de Gif-sur-Yvette

Détail du poste

La ville recrute Un(e) Chargé(e) de gestion administrative & Référent(e) évènementiel (H/F)

Sous l'autorité et la supervision de la Responsable du service Citoyenneté, au sein d'une équipe de 16 agents répartis sur 5 sites, vous devrez assurer les missions suivantes :

MISSIONS PRINCIPALES
- Soutien aux missions ponctuelles du service

Coordination du recensement de la population
- Interlocuteur unique de l'INSEE et intégration des données préalables au recensement dans l'interface OMER
- Recrutement des agents recenseurs : arrêtés de nomination, cartes officielles, suivi de l'avancement de l'activité des agents dans OMER

Organisation des cérémonies
- Commémorations
- Sur la base de la liste de tâches préétablie, préparation matérielle des cérémonies commémoratives (Bons de commandes, réservation, fleurs...) des 8 mai, 24 août et 11 novembre.
- Suivi des dossiers de demande de subvention des associations d'Anciens combattants.
- Cérémonie de remise de carte électorale
- Sur la base du calendrier et de la liste de tâches préétablie, préparation matérielle de la cérémonie
- Tirage au sort des jurés d'assises
- Médailles du travail
- Réception des diplômes et élaboration du tableau de suivi.
- Organisation de la cérémonie en lien avec le Cabinet du maire

Participation active à la préparation des scrutins électoraux
- Préparation matérielle des scrutins électoraux (gestion des fournitures, des procurations et des dossiers règlementaires pour les 16 bureaux de vote)
- Logistique ville et canton (affichage ville, bulletins de vote...)
- Présence au bureau centralisateur les dimanches de scrutin.
- Suivi administratif du service

Gestion administrative
- Suivi des archives, des achats, des commandes et fournitures
- Suivi de la signalétique interne en mairie

Dossiers spécifiques
- Traitement des statuts de syndicats (réception, récépissé numéroté, transmission au Tribunal judiciaire)
- Suivi de l'activité de l'espace France Services et préparation du dossier de demande de subvention auprès des services de l'État
- Divers

Soutien aux secteurs « Accueil » et « Fêtes et Cérémonies » sur demande du responsable