Assistant Administratif - Assistante Administrative du Service Scolarite H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Lille - 59 CDD- 1 874 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Missions
L'assistant(e) administratif(ve) assure un appui essentiel au responsable du service des études, de la scolarité et de la vie étudiante. Il/elle accueille et oriente les étudiants de Sciences Po Lille afin de faciliter leurs démarches administratives. Il/elle assure également le secrétariat du service et le suivi de plusieurs dossiers administratifs.
Activités principales
Accueil et orientation des étudiants
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail des étudiants.
- Informer et orienter les étudiants dans leurs démarches administratives.
Appui au responsable de service
- Assurer le suivi administratif des demandes de Régime Spécial d'Études (RSE) et des aménagements liés au handicap.
- Organiser les réunions du responsable de service (convocations, ordre du jour, préparation des documents, rédaction et diffusion des comptes rendus).
- Gérer la prise de rendez-vous avec les étudiants dans le cadre du suivi de leurs dossiers RSE ou handicap.
Secrétariat administratif du service
- Gérer la boîte mail générique du service.
- Rédiger et diffuser des comptes rendus et autres documents administratifs.
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Mettre à jour les documents réglementaires (calendriers, règlements, procédures).
- Coordonner la réalisation du trombinoscope des étudiants.
- Participer au suivi administratif de la délivrance des diplômes.
- Délivrer les relevés de notes et certificats de scolarité à la demande des étudiants.
- Gérer le matériel informatique mis à disposition des étudiants dans le cadre du prêt de soutien.
Le profil recherché
Vous êtes une personne dynamique, motivée, ayant le sens du contact et du travail en équipe. Vous aimez accompagner, anticiper et rendre service. Vous êtes curieux/curieuse et possédez de bonnes qualités rédactionnelles et humaines ?
Vous souhaitez rejoindre une équipe ouverte, moderne, réactive et investie ?
Vous maîtriser les outils bureautiques et notamment la suite Office. Une expérience dans le domaine du secrétariat de direction peut être un plus. Débutants acceptés si très motivés et dynamiques !
Afficher la suite
Compétences
Savoirs (connaissances)
Organisation de l'enseignement supérieur
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Savoir-faire
Utiliser les logiciels de gestion du domaine (APOGEE, CELCAT) et les logiciels de bureautique
Travailler en équipe
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Planifier son activité
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Informer et rendre compte
Compétences comportementales
Savoir-être
Sens du service public
Organisation et autonomie
Rigueur/Fiabilité
Polyvalence
Infos complémentaires
1874€ brut mensuel
- Lille - 59
- CDD
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