Responsable du Pole Gestion des Operations et des Contrats H/F Agence Française de Développement AFD

Détail du poste

RESPONSABLE DU POLE GESTION DES OPERATIONS ET DES CONTRATS H/F

Quel sera votre rôle ?

Missions principales :
- Piloter, coordonner et animer le pôle en charge :
- De la gestion administrative des commandes et factures de la DSI
- Du Contract Management IT
- Garantir la conformité des processus d'achat, le respect des règles budgétaires et comptables, ainsi que la traçabilité des actifs matériels et logiciels
- Garantir la maîtrise des coûts et de la qualité des contrats informatiques
- Assurer un rôle d'interface entre les équipes opérationnelles de la DSI, financières, juridiques, RH et les partenaires externes.

Activités principales :

Management du pôle :
- Encadrer, animer et accompagner l'équipe de gestionnaires et de Contract Management
- Organiser l'activité, planifier les priorités et garantir le respect des délais
- Suivre les indicateurs de volume et de performance du pôle, proposer des optimisations de processus

Gestion des commandes et des réceptions
- Valider toutes les commandes de la DSI et s'assurer de leur conformité
- Assurer le suivi du cycle de vie des commandes : de l'émission à la réception
- Contrôler l'exactitude des données et la qualité des fichiers/ documents

Suivi budgétaire
- Contribuer à la production des reportings budgétaires avec le contrôle de gestion
- Veiller à la bonne imputation comptable des dépenses et mettre en oeuvre les corrections nécessaires.
- Contrôler la cohérence des données entre les différents outils budgétaires (ERP, outils internes, fichiers de suivi...) et procéder aux corrections nécessaires en lien avec le responsable du pilotage financier de la DSI
- Participer à l'amélioration continue des processus et des outils de suivi budgétaire : fiabilisation des données, automatisation, mise en place de reportings synthétiques...

Gestion des immobilisations comptables
- Piloter le suivi des immobilisations de la DSI (entrées, transferts, sorties, mises en service)

Gestion des contrats IT
- Optimiser les processus de pilotage des contrats au sein de la DSI
- Veiller aux contrôles des Prestations de Services Essentielles, au respect de la réglementation des achats publics et de la réglementation DORA
- Suivre le portefeuille des maintenances logicielles et matérielles

Conformité logicielle
- Piloter les risques liés à la conformité logicielle
- Veiller à la réduction des coûts et éviter le shadow IT

Contribution aux obligations transverses
- Collecter et transmettre le suivi des jours prestés à la DRH
- Produire le bilan carbone annuel des achats de matériel informatique
- Participer aux audits internes/externes liés aux achats, immobilisations et gestion des contrats

Qui recherchons nous ?

Nous recherchons une collaboratrice ou un collaborateur :
- Ayant une expérience confirmée en gestion budgétaire et en gestion de contrats dans un environnement informatique
- Ayant une expérience managériale significative
- Idéalement diplômé en droit des contrats, en gestion ou en informatique
- Avec un minimum de 10 années d'expérience dans un poste similaire et 5 ans d'expérience managériale

Compétences techniques :
- Gestion budgétaire :
- Maîtrise des outils de gestion budgétaire et de reporting financier; la connaissance de l'outil SAP et SAP Analyticsserait un plus
- Connaissance des normes comptables et des procédures de contrôle interne
- Capacité à élaborer et suivre des budgets
- Gestion administrative :
- Connaissance des processus administratifs et des réglementations en vigueur
- Connaissance du Code de la Commande Publique
- La connaissance de l'outil Oracle serait un plus
- Gestion des contrats et des appels d'offres
- Maîtrise des outils de gestion administrative et de suivi des performances
- Connaissances en systèmes d'information :
- Compréhension des enjeux et des technologies des systèmes d'information
- Connaissance des activités d'une DSI, build et run
- Connaissance du marché IT matériels, logiciels et prestations
- Familiarité avec les concepts de cybersécurité et de protection des données
- Analyse de données :
- Capacité à analyser des données financières et contractuelles
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
- Maîtrise des outils de Business Intelligence (BI) et de data visualisation
- Connaissances juridiques :
- Compréhension des aspects juridiques liés à la gestion des systèmes d'information
- Connaissance des réglementations en matière de protection des données (comme le RGPD)
- Bon niveau d'anglais requis (lu, écrit, parlé).

Compétences comportementales :
- Leadership, sens du collectif et capacité à manager une équipe
- Excellentes qualités relationnelles, capacité à communiquer efficacement avec les différentes parties prenantes
- Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
- Forte capacité d'analyse, de synthèse et qualités rédactionnelles
- Réactivité, sens des priorités et capacité à travailler dans des délais contraints

Mot de votre futur manager :

En tant que Responsable des opérations budgétaires et des contrats de la DSI, vous jouerez un rôle clé dans le pilotage de notre budget, le suivi de la performance financière et la structuration de nos processus de gestion. Votre expertise contribuera directement à la maîtrise de nos engagements et au bon déroulement de nos projets.

Vous aimez les environnements dynamiques, les missions transverses et le travail en équipe ? Ce poste est fait pour vous. Nous recherchons un manager engagé, capable de structurer, accompagner et optimiser les processus administratifs et financiers.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Vous rejoignez la division Appui Qualité Transverse (AQT) du département des Systèmes d'information. Cette division appuie et accompagne les autres divisions du département dans toutes les missions qu'elles sont amenées à réaliser, pour améliorer le développement, la performance et l'efficacité du département DSI dans son ensemble. Les équipes de la division AQT ont pour mission de travailler sur des chantiers transverses essentiels pour le département, d'apporter des solutions aux autres divisions, et d'assurer le bon fonctionnement des processus importants de la DSI. Le pôle « Gestion des Opérations et des Contrats » au sein de la division AQT, a pour mission d'assurer, pour l'ensemble des structures de DSI, d'une part les activités de gestion des commandes/achats et de mises en règlement des factures liées aux biens acquis et aux activités et prestations réalisées et d'autre part le Contract Management. Le pôle est composé de 9 collaborateurs.

Pourquoi rejoindre l'Agence Française de Développement ?
Rejoindre l'AFD, c'est contribuer à la construction d'un monde en commun, c'est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c'est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.