Assistant de Directionh - F H/F Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité
Montpellier - 34 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Sous la responsabilité du Directeur, l'agent assure les fonctions d'assistante de direction en charge de toutes les actions susceptibles de valoriser et soutenir la politique menée :
1) Secrétaire de direction
- Création d'une charte graphique propre a-à la direction de l'Ensam ;
- Suivi des correspondances et des retours épistolaires,
- Conception et mise en forme de courriers ;
- Mise en place d'une codification générale dans le cadre du suivi des dossiers et des correspondances ;
- Suivi pour agrément des demandes de rendez-vous auprès du directeur ;
- Organisation et supervision de toutes les activités pratiques (définition des besoins, demandes des devis traiteurs ou accueil café, gestion de la réserve) de l'évènementiel de l'école (JPO, CRD, PFE, séminaires, cérémonies, jurys, réceptions d'hôtes...).
2) Assistante de direction
*Organisation interne au service
- Gestion de l'agenda du Directeur : organisation de rendez-vous, déplacements... ;
- Suivi et organisation des missions du directeur : recherches tarifaires, réservations, correspondances avec les partenaires institutionnels pour validation ;
- Diffusion de l'agenda du directeur auprès des services concernés ;
- Préparation des rencontres hebdomadaires du Comité de Direction interne aux chefs de service :
- Questions d'actualités,
- Dossiers émis par la tutelle,
- Dossiers transversaux propres à l'établissement ;
- Préparation de l'ensemble des dossiers de direction (dossiers de pré-CA, dossiers de séances des instances : CA, CPS, CFVE, CR, et ensembles des 8 commissions statutaires ou ad hoc ;
*Organisation externe au service
- Transmission des décisions directoriales à l'ensemble de la communauté des personnels et étudiants ;
- Mise en forme et suivi de l'application des notes de service ;
- Diffusion de l'information et suivi dans l'application des décisions;
*Actions transversales pour l'ensemble de l'établissement
- Gestion et suivi du registre des 250 conventions de partenariats (indexation, avenants, reconductions) institutionnels ou financiers ;
- Relations de proximité avec les services liés à ces conventions ;
- Veille institutionnelle sur les relations de partenariats avec les organismes de formation et de recherche, les établissements d'enseignement supérieur, les collectivités locales, et les partenaires non académiques.
*Aide organisationnelle dans le suivi des actions contentieuses
- Gestion des dossiers de suivi des contentieux intentés contre l'établissement (12 procédures en cours) ;
- Lien de correspondance avec les avocats en charge de la défense des intérêts de l'école.
*Relations avec la tutelle
- Assurer le suivi des dossiers avec les différents services du Ministère : correspondances et montage des « fonds » de dossiers ;
- Organisation de la veille calendaire des demandes exprimées par la tutelle pour la gestion des envois ;
- Suivi des activités du Collège des Directeurs (réunions, ordres du jour,...)
Le profil recherché
Ce poste, à forte dimension relationnelle, requiert une grande disponibilité, une excellente capacité d'adaptation ainsi qu'un sens aigu de l'organisation et de réserve professionnelle,
Les impératifs de l'ENSAM nécessitent une présence renforcée sur site à des périodes spécifiques (évaluations, événements, réceptions de partenaires...).
L'assistant de direction devra justifier d'une expérience confirmée sur un poste similaire, le suivi de dossier ainsi que de qualités rédactionnelles et discrétion.
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Il est attendu en matière de compétences techniques :
- Connaissance des procédures, des règles de fonctionnement de l'administration et du statut des fonctionnaires,
- Maîtrise de l'environnement bureautique et des outils informatiques,
- Maîtrise des techniques de communication administrative,
- Maîtrise des techniques de secrétariat bureautique,
- Maîtrise des règles de classement et archivage,
- Connaissance de l'environnement professionnel,
- Connaissance de l'environnement juridique des instances.
En matière de savoir-faire :
- Filtrer et orienter les différentes informations ou sollicitations,
- S'adapter aux différents interlocuteurs,
- Réaliser un plan de classement,
- Rédiger et mettre en forme les correspondances,
- Communiquer à l'oral, à l'écrit et savoir reformuler,
- Détection des anomalies et alerte sur les situations,
- Prise d'initiative, anticipation et force de proposition,
- Maîtrise des échéances,
- Rigueur et précision,
- Rendre compte à sa hiérarchie.
En matière de compétences comportementales :
- Être rigoureux, autonome et avoir une appétence pour l'innovation et la modernisation des pratiques,
- Faire preuve d'une capacité d'écoute, de communication et de pédagogie,
- Sens des relations humaines,
- Grande discrétion et réserve professionnelle,
- Sens de l'analyse des situations et priorisation des dossiers,
- Sens des responsabilités,
- Savoir agir et réagir dans des situations complexes,
- Savoir prendre du recul sur les situations,
- Être capable de s'adapter à une institution en constante évolution.
Infos complémentaires
Selon profil
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Estimation basse
23 400 € / an 1 950 € / mois 12,86 € / heureSalaire brut estimé
26 500 € / an 2 208 € / mois 14,56 € / heureEstimation haute
30 302 € / an 2 525 € / mois 16,65 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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