Office Manager Experimente H/F Pôle Emploi
Lille - 59 CDI- 32 000 - 42 000 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
OFFICE MANAGER EXPERIMENTE (H/F)
Descriptif du poste
En tant qu'Office Manager Expérimenté, tu piloteras avec le CEO les activités opérationnelles d'Utocat.
Ton quotidien sera de fluidifier, organiser, optimiser toutes les activités des secteurs administratifs, RH et financiers.
En tant qu'Office Manager Expérimenté tu occuperas une position centrale.
Concrètement, en quoi ressemblera ton quotidien ?
Gestion administrative & organisationnelle
Préparer les bons de commande
Gérer la facturation client et la facturation fournisseur en lien avec les contrats
Suivi des paiements, relances et rapprochement bancaire
Gérer la comptabilité en lien avec le cabinet comptable
Manager les projets type CIR, dossiers BPI, Assurance Prospection
Suivre les tableaux de bord, des reporting investisseurs
Formations avec ou sans l'OPCO : de la validation du besoin à sa mise en place
Suivi des temps de l'équipe en lien avec les besoins de reporting (type CIR)
Interface et gestion de projets avec l'état, les partenaires, prestataires et investisseurs
Participer à la sélection des comptables, bancaires, assurances, mutuelles.
Assurer l'amélioration continue des process administratifs et comptables existants
Support RH
Gestion administrative du personnel : de la promesse d'embauche à l'onboarding / off boarding, contrat, visite médicale, DUE, mutuelle.)
Gestion des bulletins de paie, des notes de frais et de la TVA
Appui sur les recrutements
Vie de bureau & logistique
Organisation des événements internes (repas, Team Building, événements divers.)
Assurer le bon fonctionnement de notre espace de travail : nourriture, boissons, confort de travail, équipe d'entretien
Participer à la culture d'entreprise
Etre un relais réactif pour les besoins du quotidien
Sécurité & conformité
Mise en oeuvre et ou application des procédures de sécurité
Suivi des MOOC obligatoires
La liste n'est pas exhaustive, les missions ne manquent pas !
Profil recherché
Formation minimum Bac +2 en assistanat ou comptabilité
Expérience confirmée de 3 ans minimum sur un poste similaire et dans une petite structure TPE/PME
Les +
Connaissance d'un logiciel comptable (Pennylane, Silae ou équivalent)
Gestion de projets
Soft Skills :
Autonome sur les contraintes réglementaires : RH, finance, contrats et sur le poste
Capacité à structurer son périmètre, prioriser, gérer les plannings
Vous êtes à l'aise avec les chiffres
Hard Skills :
Force de proposition
Rigueur, sens de l'organisation et des priorités
Adaptabilité
Discrétion sur les informations confidentielles de l'entreprise
Environnement technique
Maîtrise des outils collaboratifs (Drive, Slack, Teams) obligatoire
Connaissance d'un outil comptable type : Pennylane, Silae
Rémunération et les "à côté
Package de rémunération à négocier selon profil entre 32 000€ et 42 000€ / an - Statut ETAM - 35h / semaine
Le poste est ouvert au temps partiel (80%) si besoin
Un Accord d'intéressement en place pour une prime annuelle avec possibilité d'abondement pour les salariés qui souhaitent acquérir des actions de l'entreprise (soit environ 1,5 mois de salaire)
Poste basé à Lille (Euratechnologies)
Prise de poste : dès que possible
Le profil recherché
Experience : 3 An(s) - sur un poste similaire
Compétences : Planification des tâches et gestion des priorités, Droit du travail, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Réaliser la gestion administrative du personnel
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Édition de logiciels applicatifs
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Lille - 59
- CDI
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