Gestionnaire Administratif Secretariat H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif CDD DE REMPLACEMENT RENOUVELABLE

MISSIONS

Accueil physique et téléphonique
Suivi des plannings
Réception et répartition des courriers provenant de l'extérieur, rédaction et mise en forme de documents et courriers du service achats
Enregistrement et suivi des demandes achats hors stock des divers services de l'établissement
Délivrance et suivi comptable des timbres utilisés par les structures extérieures
Secrétariat de la Directrice adjointe et du service achats (gestion des appels et planning de rendez-vous)
Participation possible à la rédaction des procès-verbaux du CSE et Formation Spécialisée
Classement et archivage annuel des documents du secrétariat
Réservation des salles à la location, suivi des prestations annexes à la location (accueil café, repas)

Tenue à titre principal de la régie d'avances et de recettes des menues dépenses (remboursement achats fournitures des ateliers et des budgets SE, frais de parking écritures comptables et reconstitution de l'avance à la trésorerie après justification)
Tenue en suppléance de la régie d'avance et de recettes du self (recharge de cartes, prise de caution et mandatement, remboursement des cautions, écritures comptables mensuelles liées à l'activité du self, dépôt de fonds à la trésorerie avec justification des écritures) ; distribution et enregistrement comptable des tickets repas dans le logiciel du self ; commande des cartes self ; élaboration des titres de recettes concernant les repas pris au self par des extérieurs et des locations de salle
Suivi comptable de l'imputation des repas du self en liaison avec la DRH (situation des agents et catégories)
Gestion des chèques déjeuner
Gestion des contraventions sous la supervision du responsable achats
Gestion des chèques de caution de logement
Elaboration de bon de commande et liquidation des factures correspondantes
EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS
Exigences du poste :
- Présence obligatoire d'une des deux adjointes administratives au secrétariat, du lundi au vendredi
Connaissances requises :
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels spécifiques du poste

Aptitudes requises :
Faire preuve de discrétion professionnelle
Faire preuve d'adaptabilité, de réactivité et de rigueur
Savoir communiquer les informations utiles à l'encadrement supérieur
Respecter les délais impartis
Gérer efficacement l'accueil du public (agents, étudiants, fournisseurs)

CAPACITES REQUISES
Niveau minimum de qualification : baccalauréat

AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE
- Directrice Adjointe
- Attachée d'Administration Hospitalière
- Adjoint des Cadres
Pour tous renseignements, s'adresser à Madame Laurence PETITDEMANGE

Les candidatures sont à envoyer à avant le : 02/07/2025