Assistant de Direction H/F Ehpad de Pontacq
Pontacq - 64 CDD- 1 754,93 - 1 800 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Nous recrutons un Assistant de Direction (H/F) à temps partiel soit 080% de la durée légale du travail en contrat à durée déterminée de trois mois renouvelable dans un premier temps. Le poste est basé sur le site du Clos de l'Ousse à Pontacq.
L'équipe de Direction est constituée d'une Directrice Déléguée et de deux attachées : RH et Finances.
L'établissement a un ambitieux projet de reconstruction des locaux de Pontacq et Nay et bénéficie d'un plan de formation riche.
ORGANISATION DU POSTE :
- Gestion du secrétariat de la Direction
- Assister le directeur afin d'optimiser la gestion de ses activités (gestion de planning, préparation des réunions, des rendez-vous.)
- Organiser et coordonner des informations internes et externes (parfois confidentielles) liées aux missions du directeur et du fonctionnement de l'établissement
- Assurer la préparation des dossiers des instances et de certains dossiers spécifiques à la Direction, notamment dans le cadre des autorisations et coopérations
- Gestion et de la mise à jour des astreintes administratives
- Assurer le lien les directions fonctionnelles du Centre hospitalier de Pau dans le cadre de la direction commune, et notamment avec le service des relations avec les usagers et des affaires juridique.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Traitement du courrier arrivé : tri, ouverture, enregistrement, traitement, diffusion aux différents services concernés, archivage
- Rédaction de projet de courrier, de note de service/information, reproduction et transmission de documents,
- Centralisation de toutes les notes de services/d'information
- Gestion des rendez-vous et de l'agenda du directeur
- Gestion des messages électroniques
- Gestion du tableau annuel des astreintes administratives
- Rédaction, diffusion sur les 3 sites et archivage de la feuille d'astreinte administrative chaque semaine
- Gestion des instances (Conseil de Surveillance, CME, CVS, CDU) : préparation de l'ordre du jour en lien avec le directeur, envoi des convocations, prise de note pendant la réunion, rédaction et diffusion du procès-verbal et des délibérations)
- Préparation et suivi de certaines instances (CTE, CHSCT, Directoire, Commission Cadres) : préparation de l'ordre du jour en lien avec le directeur et les attachées, envoi des convocations, diffusion du procès-verbal
- Centralisation et diffusion sur les trois sites des compte-rendu des CLAN, CLUD, CLIN, CSIRMT
- Gestion du calendrier prévisionnel des instances du centre Gérontologique en lien avec la direction du centre hospitalier de Pau
- Vérification du respect du circuit de validation des protocoles et intégration de la totalité des protocoles dans le logiciel (diffusion papier également tant que tous les protocoles ne sont pas intégrés dans le logiciel)
- Mise à la signature des plannings des services par le référent concerné, scanne de ceux-ci pour le service du personnel pour archivage, retour de l'original aux cadres et photocopie d'un exemplaire pour la mallette de garde
- Mise à la signature des feuilles de congés des cadres au directeur, retour aux cadres et archivage de la demande
- Réponse au standard et accueil des personnes (familles, livreurs, agents.) lors de l'absence de l'agent à l'accueil de Pontacq ou lorsqu'il est occupé
Horaire de travail : Quatre jours par semaine de 09h30 à 16h030, à définir selon les besoins de la direction et les disponibilités du candidat.
Avantages : Amicale
Date de prise de poste : 01/07/2025
Profil : expérience et/ou formation exigé
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
- Pontacq - 64
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