Assistant Direction Secrétariat Particulier Préfet - Dir Cabinet H/F Pôle Emploi
Laval - 53 CDD- 11,88 € / heure
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Poste de catégorie B
Votre environnement professionnel :
- Activités du service :
Secrétariat
- Composition et effectifs du service :
2 agents
- Liaisons hiérarchiques :
Le préfet, le directeur de cabinet
- Liaisons fonctionnelles :
Les sous-préfets, les chefs de service de la préfecture et les chefs des services extérieurs de l'État, les élus et les personnalités, les responsables socio-économiques et syndicaux, les agents de la préfecture.
Vos activités principales :
Secrétariat du directeur de cabinet, gestion de l'agenda
Binôme du secrétariat du préfet, gestion de l'agenda
Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions et des audiences
Accueils physique et téléphonique (filtrage des interlocuteurs)
Suivi des dossiers nécessaires aux déplacements et réunions du préfet et du directeur de cabinet
Rédaction de courriers
Suivi d'affaires réservées
En complément du travail de secrétariat :
Gestion du pôle chauffeurs
Gestion du planning des astreintes des membres du corps préfectoral
Gestion du tableau des astreintes et permanences des services
Gestion du personnel de résidence et transmission des informations au personnel de résidence pour l'organisation des divers événements.
Spécificités du poste :
Horaires pouvant être décalés en concertation avec la hiérarchie et le secrétariat du directeur des services du cabinet.
Le profil recherché
Experience : 12 Mois - en assistanat / secrétariat
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Utiliser les outils numériques, Avoir des compétences en informatique-bureautique, Connaître l'environnement professionnel, Avoir l'esprit de synthèse, Avoir le sens des relations humaines, Savoir s'exprimer oralement
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Laval - 53
- CDD
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