Secretaire Medicale - Radiotherapie H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Cette fiche de poste a pour objet de décliner les missions effectuées par la secrétaire médicale à chaque poste en radiothérapie lors d'une journée type.
Responsabilités :
L'assistante de site et le cadre de santé veillent à la bonne application de cette fiche de poste.
Positionnement du poste
Supérieur hiérarchique : Assistante de site de St Germain en Laye (N+1), directrice parcours patient N+2 Supérieur fonctionnel : Assistante de site de St Germain en Laye
Missions générales et responsabilités
Personnel administratif travaillant dans la sphère soignante ayant pour mission de traiter et coordonner les informations médico-administratives du patient. Assurer le fonctionnement des secrétariats médicaux avec en particulier la gestion des dossiers des patients et la délivrance de renseignements d'ordre général, dans leur domaine de compétence (article 18 du décret 90.839 de Septembre 1990).
Définitions :
RCP : Réunion pluridisciplinaire
Cs : Consultation
CRO : Compte rendu opératoire
CRH : Compte rendu histologique
VSL : Véhicule sanitaire léger
CRF : Compte rendu de fin de traitement
AMA : Assistante médico-administrative
ARIA : Logiciel de gestion de la radiothérapie
Diplômes requis :
Formation en Secrétariat médical

Compétences :
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, outlook, doctolib, Oproom, Sillage)
Terminologie médicale
Connaissance du droit des patients

Qualités :
Respect strict de la confidentialité et du secret médical
Capacité à s'adapter rapidement à différentes organisations
Prioriser les urgences et organiser efficacement son travail
Connaissance de la terminologie médicale
Excellente orthographe et vitesse de frappe
Sens de l'accueil, écoute et discrétion
Rigueur, organisation, autonomie
Gestion du stress
Travail en équipe
Obligation de réserve
Respect hiérarchique
Démarches :
PLANNING AVEC 3 SECRETAIRES
Poste 2 de 09h30 à 17h00
Poste 3 de 11h00 à 18h30
PLANNING AVEC 2 SECRETAIRES
Poste 1 de 08h30 à 16h00
Poste 2 de 11h 00 à 18h30
1. SECRETARIAT DU HAUT
08h30 : Ouverture du secrétariat du haut
Préparation de la consultation du matin Préparation des dossiers de scanner de dosimétrie + préparation MEP,
Accueil des patients en consultation externe et consultation de surveillance (patients en cours de traitement de radiothérapie). Ouverture des dossiers pour les nouveaux patients,
Accueil téléphonique + prise de rendez-vous,
Remise des rendez-vous de scanner dosimétrique qui vont débuter leur traitement de radiothérapie. Faire remplir la fiche de traitement par le médecin.
Encaissement des consultations du secteur privé. Donner les autres rendez-vous si nécessaire (prochain rendez-vous de consultation, rendez-vous d'examen),
Préparation des consultations à venir (récupérer RCP, CRO, anapath et CRH pour les nouveaux patients et les intégrer dans INSTAMED),
Rentrer les informations administratives des scanners dosimétriques dans ARIA,
Préparation des bons de transport pour les patients qui viennent en consultation externe en VSL, ambulance ou taxi (il est interdit aux secrétaires de signer les prescriptions médicales de transport)
Gestion et organisation, chaque semaine, des transports des patients hospitalisés nécessitant une radiothérapie (sauf pour les EHPAD et le CHIPS).
13h00 : Pause déjeuner en alternance. Reprise à 14H00.
18h30 : Fermeture du secrétariat du haut

2. SECRETARIAT DU BAS
11h00 : Ouverture du secrétariat du bas
- Frappe des comptes rendus des consultations (compte-rendu pour chaque correspondant du patient),
- Frappe des comptes rendus de fin de traitement de radiothérapie dans ARIA (envoyer un compte-rendu à chaque correspondant du patient avec photocopies doses volumes cibles et lettre d'accompagnement),
- Scanner les dossiers de radiothérapie dans sillage (CRF, histoire de la maladie, RCP, CRO, CRH ? anapath et fiche de traitement de radiothérapie).
13h30 : Pause déjeuner en alternance. Reprise 14h00.
16h00 : Fermeture du secrétariat du bas.
Risques professionnels
Travail sur écran
Charge mentale
Evolution du poste
Technicien de l'information médicale
Responsable des secrétariats médicaux
Attachée d'Administration Hospitalière par voie de concours national