Assistant Administratif H/F Association Groupe Esa

Détail du poste

Assistance administrative au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF) pour le service enseignement à distance de l'ESA : la planification et l'organisation générale des missions sont supervisées par la responsable de la cellule qui encadre la cellule Conseils Admissions et Financements :

Missions principales :

Ø Mettre en place un lien entre la Cellule CAF et le service de comptabilité :
- Préparer les pièces justificatives pour facturer les financeurs
- Préparer les commandes de vente ou d'avoir sur l'outil SAGE
- Mettre à jour les tableaux de suivi des stages financés suite aux facturations
- Clôturer les dossiers des apprentissages financés en renfort de l'équipe.

Ø Être référent.e du traitement des résiliations des stagiaires en lien avec l'équipe pédagogique et le service de comptabilité :
- Informer de la procédure de résiliation auprès des stagiaires par téléphone, mail, etc.
- Suivre la procédure mise en place (courrier, tableau, etc.).

Ø Gérer les émargements des stagiaires financés par un organisme en vue des facturations :
- Extraire les données de l'outil pédagogique et mettre en forme sous forme de tableau Excel
- Contrôler les feuilles d'émargement pour vérifier la réalisation des heures financées dans le but de compléter les tableaux de suivi des stagiaires financés.

Ø Informer, conseiller, orienter les prospects en enseignement à distance sur du 1er niveau de renseignement :
- Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à l'orientation, information sur les contenus des formations, présenter et conseiller sur les dispositifs de financement, aide à la résolution de problèmes à finalité professionnelle.

Missions secondaires en renfort de l'équipe :

Ø Elaborer les parcours de formation, les contrats, et l'inscription de stagiaires :
- Réaliser et envoyer les contrats d'enseignement à distance,
- Traiter les contrats qui reviennent (vérification des pièces) et procéder à l'inscription administrative.

Missions complémentaires :
- Assurer la promotion et le suivi de l'activité de prospection,
- Représenter l'EAD et l'ESA aux Journées Portes Ouvertes,
- Archivage des dossiers.

Formation et expérience :
- Bac professionnel, technologique ou 1ère année de BTS, en vue de l'obtention d'un diplôme en gestion d'entreprise (type BTS GPME ou BUT GEA) en 1ère, 2ème ou 3ème année

Compétences spécifiques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
- Adaptabilité à prendre en main de différents logiciels métiers

Aptitudes professionnelles :
- Rigueur, autonomie, organisation, esprit d'équipe

Le Groupe ESA - Ecole Supérieure des Agricultures en quelques chiffres : 1000 élèves ingénieurs, 3200 étudiants en formation initiale ou continue (BTS, Licence Pro, Ingénieur, Master) ; 250 salariés, 350 intervenants extérieurs, 5 unités de recherche.

L'ESA est implantée historiquement à Angers, et depuis 2022 également à Saint Quentin en Yvelines. L'ESA est étroitement liée au contexte agricole, alimentaire et environnemental. L'ESA offre une carte de formations très complète avec les cursus BTS, Licences professionnelles, Bachelor, Agricadre, Masters et Ingénieurs.

L'ESA recherche un.e Assistant.e Administratif H/F
- Poste : Assistant.e Administratif H/F
- Prise de poste : 1er septembre 2025
- Lieu du poste : Angers (49)
- Rattachement hiérarchique : Direction Licences Masters, CERCA
- Niveau/ Classification : Technicien niveau 1
- Diplôme requis : Bac +2
- Accord télétravail en place