Assistante de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient :
o Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction
o Accueil physique des usagers et du personnel
o Gestion des agendas et organisation des réunions
o Saisie et mise en forme de documents
o Commandes de fournitures (logiciel NSI)
o Plan d'équipement
· Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité
· Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la Direction
· Appui à l'organisation de la visite de certification du GHU
· Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques
· Réaliser l'interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)
Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital :
o Gestion des agendas et organisations des réunions
o Optimisation des agendas
o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
o Accueil physique des usagers et personnels
o Tri du courrier
o Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
. Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
. Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la direction (PFE, NJVR...) : création d'un outil de suivi des projets, gestion quotidienne de l'outil en lien avec le Directeur des opérations ou son adjoint
. Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
. Réaliser l'interface avec les directions supports pour le compte des directeurs
. Mettre à jour semestriellement l'annuaire des partenaires
. Assurer le suivi de l'annuaire des partenaires de Ville et réaliser une cartographie de l'offre en soins primaires sur le ressort territorial du groupement hospitalier
. Réaliser une cartographie de l'offre médico-sociale du ressort territorial du groupement hospitalier

Connaissances associées
.Outils bureautiques et normes rédactionnelles
.Gestions administratives
.Méthodes de classement et d'archivage
.Modalités d'accueil
.Techniques de prise de notes
.Techniques de numérisation
.Utilisation d'outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques)
Prérequis souhaités
.Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet)
.Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière
.Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée
.Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée

POUR CANDIDATER :
MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS