Assistant de la Direction Générale de l'Ufr Médecine H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Essonne - 91 CDD- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Mission du service :
Le/La technicien·ne en gestion administrative assure les fonctions d'assistant de la Déléguée de du Directeur Général des Services à la Faculté de Médecine Paris-Saclay.
Le/La technicien·ne assiste dans l'organisation et la réalisation des tâches nécessaires à l'administration et au pilotage de l'UFR de Médecine.
Missions principales de l'agent·e :
- Tenir l'agenda de la Déléguée (réunions notamment)
- Préparer et contrôler la logistique des réunions relevant de la direction : organiser les réunions relevant de la direction (calendrier et fréquence, réservation des salles, préparation et fourniture des dossiers, éventuellement commande de repas)
- Assurer le secrétariat et le suivi administratif des activités du service : rédaction de courriers courants, comptes-rendus de réunions, notes de service, rapports, supports documentaires...
- Diffuser les informations relevant du secteur
- Assurer, par une communication adaptée, la diffusion d'informations dans les différents services de la faculté
- Rechercher les éléments de réponse ou transférer des demandes aux agents·es concernés·es
- Préparer les réunions du Conseil de Faculté (calendrier, collecte des points à inscrire à l'ordre du jour, convocation, dossiers, liste d'émargement, PV), en assurer la diffusion des décisions
- Optimiser le suivi des décisions du Conseil de Faculté
- Assurer le lancement des campagnes de révision des effectifs hospitalo-universitaires, réceptionner les dossiers de candidature et organiser les réunions de la Commission des Effectifs Hospitalo-Universitaires
- Alimenter et mettre à jour des bases de données
Le profil recherché
Connaissance, savoir :
- Connaître l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche et son organisation
- Maîtriser l'ensemble des outils informatiques (logiciels de bureautique, outils de communication, etc.)
- Connaître la réglementation en vigueur, des procédures spécifiques à la Faculté
- Connaître les circuits et instances de l'Université
- Comprendre et appréhender la diversité des acteurs et partenaires
Afficher la suite
Savoir-faire :
- Maîtriser l'expression orale et écrite
- Savoir planifier les activités
- Savoir faire face aux situations d'urgence
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Savoir gérer un système de classement et d'archivage
Savoir-être :
- Qualités relationnelles (accueil du public et réception téléphonique)
- Discrétion et stricte confidentialité,
- Autonomie
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Dynamisme
- Capacité à travailler en équipe, polyvalence et adaptabilité
- Essonne - 91
- CDD
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