Gestionnaire du Suivi des Contrats de Prestation de Services Référent Manifestations H/F Premier Ministre
Paris 6e - 75 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Gestion des contrats, marchés publics et budget
Gestion des prestataires de services :
- Assurer l'interface avec les prestataires et les fournisseurs
- Organiser l'accueil, la mise en place opérationnelle et le suivi des contrats avec les nouveaux prestataires
- Mettre en place et piloter les points périodiques de rencontre avec les prestataires
- Suivre quotidiennement les interventions des sociétés prestataires et suivre toute anomalie ou dysfonctionnement constaté au responsable de pôle
- Concevoir et gérer des tableaux de bords pour le suivi des prestations de services et assurer un reporting régulier
- Suivre les plans de progrès et d'améliorations des prestataires
Gestion budgétaire des contrats et prestations de services pour tout le site parisien,
- Préparer les demandes d'engagement juridique et de bon de commande
- Contrôler la gestion budgétaire des contrats et des marchés
- Participation au processus de préparation budgétaire (budgets initial et rectificatifs)
En lien avec le Responsable du pôle et le DAAJ, participer aux procédures de marchés publics (évaluation des besoins, à la rédaction des CCTP et analyse des offres dans le cadre des procédures de marchés publics).
Coordination des manifestations internes et externes
Prise en charge des locations extérieures
- Prise en charge administrative des demandes de locations du site de Paris et de leur suivi : traiter les demandes du site internet, évaluer les besoins de la manifestation, rédaction des conventions, réservation des salles, accompagnement lors des visites de repérage, mise en place de la logistique et de la sécurité en lien avec le prestataire de sécurité
- Suivi des encaissements de locations en lien avec le SFACT (service facturier)
- Etablissement d'un tableau de bord des locations extérieures et réalisation du bilan de l'année
Coordination de l'organisation des manifestations sur le site de Paris
- Préparation et coordination de l'évènement en lien avec le service organisateur :
- Rencontre avec le commanditaire pour comprendre les besoins
- Préconisations sur la faisabilité et définition des contraintes
- Rédaction du cahier des charges, établissement de la fiche de besoins et suivi
- Constitution des équipes et participation aux réunions préparatoires
- Etablissement et suivi du rétro-planning
- Surveillance du bon déroulé de l'évènement
- Liaison entre les différentes équipes
- Gestion des problèmes
Opérations
Gestion de l'inventaire physique du site
Validation de l'occupation des salles
Support occasionnel des équipes d'appariteurs en cas d'une demande importante et occasionnelle de moyens logistiques :
- Réorganisation des espaces de travail en lien avec les services demandeurs.
Participation à la rédaction du plan pluriannuel de maintien du patrimoine
- Propose des solutions pour l'amélioration du fonctionnement des services du site de Paris, etc.
Le profil recherché
Vous aimez le contact, la gestion opérationnelle de terrain et savez répondre de manière concrète aux situations quotidiennes. Vous disposez de qualités d'analyse et de synthèse et avez des compétences organisationnelles solides. Une expérience complémentaire dans le domaine des marchés publics, de la comptabilité et de la gestion administrative serait appréciée.
- Paris 6e - 75
- Fonctionnaire
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