Secrétaire Cellule Assistants Familiaux H/F Département des Hautes Alpes

Détail du poste

Descriptif et missions
Secrétaire Cellule Assistants Familiaux H/F Ce poste est à pourvoir à GAP.
Intitulé du poste : Secrétaire de la cellule - Assistants Familiaux - Direction de la Prévention et de la Protection de l'Enfance - Service Aide Sociale à l'Enfance - CDD 6 mois

Missions :
Accueil physique et téléphonique, gestion des dossiers
- Gérer les appels téléphoniques de la cellule des assistants familiaux
- Relever la boîte institutionnelle de la cellule des assistants familiaux
- Mettre en forme des documents administratifs
- Classer les documents
- Archiver les dossiers

Formation des assistants familiaux
- Organiser et gérer la formation préalable des 60h : établir les conventions de stage et les attestations de formation
- Relayer les annonces de formation continue auprès des assistants familiaux

Participer à la gestion administrative des dossiers des assistants familiaux

Dans le cadre de la gestion des ressources humaines, en collaboration avec le service gestion administrative des ressources humaines (GARH) et le service budgétaire et comptable PCSS

Dans le cadre du recrutement :
- Réceptionner les CV des candidats, les transmettre au rédacteur et organiser les jurys
- Assurer le suivi des CDD
- Veiller à transmettre l'avis du service ASE pour les renouvellements et extensions des agréments des Assistants familiaux

Dans le cadre de l'emploi :
- Collecter les feuilles mensuelles de présence, vérifier la cohérence des fiches transmises et saisie dans Solis en respectant le calendrier des paies, vérification des feuilles de présence,
- Enregistrer et suivre les demandes de congés (calcul du droit à congés / gestion du compteur,
- Tenir à jour le planning des congés et vacances avec enfants des assistants familiaux,
- Gérer les demandes d'ordres de mission ponctuels,
- Collecter chaque année pour le compte du SGARH les dossiers de demande d'utilisation des véhicules personnels des assistants familiaux.

Suivre l'accueil des enfants chez les assistants familiaux
- Mettre à jour la liste des assistants familiaux et des enfants confiés,
- Établir les attestations de dépassement exceptionnel et les fiches navette PSOA,
- Assurer le suivi des sujétions exceptionnelles et des prestations (suivi des échéances, gestion des demandes, enregistrement Solis, notifications, lien comptabilité),
- Faire le lien avec le service RH pour la commande des bons cadeaux de Noël, en assurer la diffusion auprès des assistants familiaux.

Continuité de service
- Remplacer en tant que de besoins les tâches liées aux missions prioritaires du service en cas d'absence d'un professionnel administratif.

Profil recherché
Secrétaire Cellule Assistants Familiaux H/F Profil recherché :
Bureautique : Niveau requis : maîtrisé
Excel
Word
PowerPoint

Expérience :
- Application métier : SOLIS Niveau requis : maîtrisé

Permis de conduire : B

EC20667
Avantages collectifs au travail
Secrétaire Cellule Assistants Familiaux H/F
- Amicale du personnel
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire

Description de la collectivité

Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.