Assistant de Direction à la Direction des Soins H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

LIAISONS HIERARCHIQUES :
Coordonnatrice Générale des Soins.
Adjoint(e) à la coordonnatrice Générale des Soins.
LIAISONS FONCTIONNELLES :
Directions fonctionnelles.
Cadres supérieurs de pôle.
Cadres supérieurs de santé, cadres de santé, services de soins, autres services.
Partenaires extérieurs : Etablissements Hospitalier, autres administrations
Pôles d'activité clinique, Usagers.
Autorités en contact avec la direction (ARS, DGOS, hôpitaux, administrations, villes, partenaires).

Définition du poste :
L'assistant(e) de direction accompagne la Coordonnatrice Générale des Soins et son adjointe afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leur activité.
En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder notamment gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiers.
Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction des Soins.
Activités principales :
Organiser l'emploi du temps de la Directrice des Soins et de son adjointe - Accueil
Prendre les rendez-vous, gérer les agendas, organiser et suivre les déplacements (ordre de mission, frais de déplacement, réservation de véhicules), préparer les dossiers.
Planifier et organiser les réunions de travail internes et externes (convocations avec transmission d'ordre du jour, préparation de dossiers, réservation de salle), de visites ou événements.
Gérer le secrétariat : accueil physique et téléphonique.
Assurer la logistique du service (gestion des fournitures de bureaux, ameublement, déclarations des demandes de travaux DIMOMAINT, recensement annuel des besoins pour le PPI.
Traiter le courrier entrant et sortant (interne et externe, diffusion, archivage).
Rédiger les compte-rendu de réunion (notamment des réunions mensuelles DS/CSS), et les courriers, rapports spécifiques, présentations numériques, notes d'information ou de service et reproduction de documents.
Gérer et suivre les demandes d'activités et sorties thérapeutiques en lien avec les services de soins.
Préparer les fonds de dossiers et centralisation les informations nécessaires à la prise de décision.
Suivi de la cellule des événements indésirables.
Organiser la CSIRMT
Elaborer, mettre à jour et diffuser le calendrier en tenant compte des impératifs réglementaires de positionnement par rapport aux autres instances de l'établissement.
Organiser et préparer les dossiers en lien avec la CSIRMT.
Réaliser les comptes-rendus sur la base de la prise de note et de l'enregistrement des séances.
Mettre à disposition sur la plate-forme intranet dédiée à la Direction des Soins.
Autres activités :
Rédiger le rapport d'activité annuel de la Direction des Soins et transmissions à la direction de la stratégie.
Mettre à jour l'espace intranet de la direction des soins.
Participer à la certification.
Préparer la logistique des visio-conférences le cas échéant.
Accueillir et accompagner les stagiaires et alternants.
Missions annexes :
Suppléance du recrutement à de la Direction des soins en cas d'absence.
Des activités complémentaires peuvent être confiées en fonction des besoins ponctuels du service et des échéances réglementaires à respecter.

Profil recherché :

Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques (applications Office).
Qualité rédactionnelle (maîtrise de l'orthographe, syntaxe).
Autonomie dans la rédaction et la mise en forme de documents.
Techniques de secrétariat (classement, archivage).
Usage des outils de communication (messagerie électronique).
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement de santé.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
Qualités relationnelles : sens de l'écoute, courtoisie.
Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s'adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais.
Utilisation du logiciel de gestion RH (SOFTY) et maîtrise de l'intranet.
Savoir être :
Esprit d'équipe, sens de l'écoute, diplomatie et patience.
Capacité d'adaptation, réactivité et autonomie.
Force de proposition, esprit d'initiative.
Sens de l'organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle.
Capacité d'adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d'urgence, résistance au stress.
Capacité d'autonomie : sens de l'initiative, anticipation.
Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion.
Polyvalence, Ponctualité, Disponibilité.
Etre rigoureux.