Assistant·e de Direction DAF H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).

Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.

Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

En collaboration étroite avec le Directeur et l'encadrement de la Direction des Affaires Financières, l'assistant de Direction assure les missions suivantes :

1/ Gestion administrative de la DAF :
- Organisation de réunions.
- Rédaction de documents, Cerfa, prises de notes et rédaction de comptes-rendus.
- Evaluation des besoins, installation, gestion des équipements, logistique.
- Accueil physique (présentiel) et téléphonique de qualité.
- Préparation des dossiers nécessaires aux réunions.
- Gestion du courrier (saisie, diffusion, suivi des réponses) et du classement durable.
- Mise à jour de l'annuaire des contacts de la DAF (autorités de tutelle, financeurs, mécènes...).
- Suivi des dons et relations avec les mécènes.

2/ Gestion des instances :
- Participation à la préparation et au suivi des séances des Commissions
- Institutionnelles organisées par la Direction Générales.
- Préparation et diffusion des documents de présentation et rapports annuels.

3/ Coordonnateur des régies :
- Rédaction des différents actes administratifs en lien avec la gestion des régies.
- Suivi et mise à jour du tableau de l'ensemble des régies de l'Etablissement.
- Suivi des Contrats d'assurance régie.

4/ Référent contrôle interne comptable et financier :
- Interface avec les référents des différents process.
- Planification et gestion documentaire du dossier permanent, de contrôle interne comptable financier et du dossier de clôture.
- Suivi et diffusion des livrables des commissaires aux comptes.

Activités spécifiques :
- Méthode de classement, gestion électronique documentaire.
- Principaux processus suivis en certification des comptes.
- Organisation et gouvernance des établissements publics de santé.

Compétences attendues :
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (suite Office, Outlook, Teams, etc),
- Capacités rédactionnelles, expression écrite et orale soutenues,
- Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct et les interlocuteurs externes.

Qualités requises :
- Capacité d'organisation et de gestion du temps,
- Esprit dynamique,
- Discrétion, respect de la confidentialités,
- Rigueur, fiabilité, disponibilité, diplomatie.

Conditions d'accès au poste : formation en Secrétariat / Assistante de direction.
Contrainte liée au poste : travail sur écran.

Les avantages :
- 13 RTT pour les agents en 37h30
- Comité de Gestion des uvres Sociales (CGOS) : prestation maladie, chèques vacances, chèques cultures, allocation de rentrée scolaire, prestations enfants, places de cinéma à prix réduit
- Participation financière à votre abonnement transport selon conditions
- Parking gratuit en intra hospitalier