Assistante - Assistant de Direction au Secrétariat Préfectoral H/F Fonction publique de l'État
Ardèche - 07 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Le secrétariat du préfet assiste le corps préfectoral dans l'organisation quotidienne de son travail.
1- Assurer le secrétariat de Mme la Préfète et du directeur de cabinet
- Gestion des agendas et des plannings
- Traitement des appels téléphoniques et des courriels
- Accueil physique et téléphonique du cabinet
- Saisie, mise en forme de courriers, note, documents...
2- Planification et organisation
- Planification et organisation d'événements conduits par la Préfète ou le directeur de cabinet en soutien du BRECI principalement ou de réunions ponctuelle et sensibles (exemple : cérémonies, départ/prise de fonction du corps préfectoral, visites officielles, etc)
A ce titre, le secrétariat peut être sollicité en renfort pour des événements exceptionnels sur volontariat.
- Organisation des déplacements de Mme la Préfète et du directeur de cabinet;
Dans ces missions, le secrétariat est en lien avec les conducteurs, le maître d'hôtel, les secrétariats des sous-préfets et autres services
3- Chargé de la logistique du cabinet
- Commande de fournitures de bureau
- Rédaction des menus, chevalets, plans de table...
- Archivage de Mme la Préfète et du directeur de cabinet
- Réservations pour le compte de la Préfète et du directeur de cabinet (salles...)
4- Suivi du courrier
- Gestion de la réception des dossiers préparés par les services pour Mme la Préfète et du directeur de cabinet
- Gestion des dossiers du corps préfectoral
- Gestion de l'arrivée du courrier et des courriels (tri, transfert, réponses aux invitations...)
- Gestion de la mise à la signature et de la distribution des parapheurs
5- Suivi des lignes budgétaires
- Suivi du budget de fonctionnement de la résidence et des frais du corps préfectoral
- Suivi des heures supplémentaires des chauffeurs (coordination avec agenda corps préfectoral) et des personnels de résidence
- Appui dans le suivi du budget et la déclaration des frais de représentation du cabinet
- Chef de filât des secrétariats du corps préfectoral (suivi des congés...)
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Nécessite de nombreuses relations avec les sous-préfets, les chefs de services de l'Etat, les élus, les acteurs socio-professionnels du département
Composition et effectifs du service :
Le cabinet est composé de :
- La direction des sécurités : 16 agents (5A - 8B - 4C)
- Le bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle (BRECI) : 7 agents (2A - 2B - 1C et un apprenti)
- 2 conducteurs
- Le secrétariat préfet et directeur de cabinet : 2 agents (1B et 1C)
Liaisons hiérarchiques :
La préfète et le directeur de cabinet
la Directrice adjointe/directrice des sécurités - sur les sujets relevant de la sécurité ou en l'absence du directeur de cabinet
Le profil recherché
Suite description du poste :
Liaisons fonctionnelles :
Liaison fonctionnelle avec le BRECI qui suit l'activité des 2 conducteurs et des 2 secrétaires (préfète/directeur de cabinet et Secrétaire général)
Les sous-préfets, les directeurs interministériels, les directeurs de la préfecture, les chefs de bureaux et les agents de la direction
Vos compétences principales mises en oeuvre :
Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau maîtrise/requis
Connaître l'environnement professionnel/niveau pratique/requis
Savoir-faire :
Savoir s'organiser/niveau expert/requis
Savoir rédiger/niveau maîtrise/requis
Savoir travailler en équipe/niveau maîtrise/requis
Savoir-être :
savoir accueillir/niveau maîtrise/requis
savoir s'exprimer oralement/niveau maîtrise/requis
savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis
Vos perspectives : préparation de concours ou d'examen professionnel
Durée attendue sur le poste : 4 ans
- Ardèche - 07
- Fonctionnaire
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