Secrétaire de l'Udap de la Vendée H/F Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité
La Roche-sur-Yon - 85 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Missions et activités principales : Sous l'autorité directe du chef de service, l'agent assure les missions suivantes :
Accueil du service :
- Prendre en charge les visiteurs à leur arrivée à l'accueil de la préfecture et les guider vers le lieu du rendez-vous.
- Assurer l'accueil téléphonique selon le protocole de l'UDAP, avec filtrage des appels.
- Renseigner les demandeurs sur les procédures d'urbanisme et sur les informations de premier niveau.
- Tenir à jour le cahier de téléphone numérique, s'assurer de son suivi.
Assistant des ABF :
- Organisation des réunions, tournées (permanences urbanisme ou bilatérales)
- Saisie des frais dans Chorus DT
Secrétariat du service :
- Enregistrement du courrier postal et des messages de la boite mail fonctionnelle : tri, départ, arrivée, expédition.
- Suivi des courriers de réclamation, des procédures contentieuses en lien, si nécessaire, avec le PADD (protocole DRAC).
- Rédiger des comptes rendus, mettre en forme et valoriser les supports écrits du service.
- Aider à la rédaction et mise en forme du rapport annuel d'activité, notamment la production des statistiques.
- Classement des dossiers du service (hors patrimoine).
Urbanisme et espaces protégés :
- « Référent Patronum » pour le volet administratif
- Assurer/tenir à jour la répartition des dossiers en fonction des secteurs aux différents agents et géolocalisation.
- Assurer l'interface avec les services instructeurs pour le volet administratif des demandes.
- Saisie des dossiers d'urbanisme non dématérialisés sous Patronum, localisations, enregistrement des pièces.
- Saisie des consultations préalables sous Patronum et enregistrement des pièces.
- Gestion et saisie des avis et événements sur Patronum, échéances.
- Téléchargement des règlements d'urbanisme (téléchargement, impression, classement, etc.)
Commission départementale de la nature, des paysages et des sites :
- Assurer/tenir à jour les encours des dossiers à passer en CDNPS
- Assurer l'interface administrative avec les services de la préfecture, la DREAL et la DDTM.
- Saisie des demandes sous Patronum, localisations, enregistrement des pièces, avis.
- Préparation des rapports de présentations en lien avec l'ABF
- Préparation des dossiers de séance
- Classement informatique des pièces en lien avec les CDNPS
Archives (hors MH) :
- Référent/e pour l'archivage des dossiers vivants (papier et numérique).
- Suivi administratif du versement des archives auprès des archives départementales.
Missions complémentaires :
- Prise en charge de la logistique et des moyens matériels du service (planning des congés, commandes de fournitures, suivi de l'entretien des véhicules de service)
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Compétences techniques :
- Maîtrise ou engagement à acquérir des applications métiers (Chorus, Patronum notamment) et des outils bureautiques (Word, Excel, agenda et messagerie (outlook)
- Maîtrise ou engagement à acquérir sur l'accueil du public
- Connaissance des pratiques de rédaction administrative
- Connaissance des techniques de communication écrite et orale
- Connaissance de l'environnement professionnel d'une UDAP (missions et activités, réglementation liée aux espaces protégés, interlocuteurs)
Savoir-faire :
- Accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte
- Enregistrer, classer des documents (format papier / numérique), archiver
- Posséder des qualités rédactionnelles
- Hiérarchiser les priorités au sein des missions pour maîtriser les délais
- Comprendre et savoir appliquer une réglementation
- Savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes
Savoir-être :
- Goût pour le travail en équipe
- Sens des relations humaines
- Être rigoureux et organisé
- Faire preuve de discrétion
- Être autonome
- Capacité d'adaptation
- Capacité à accueillir et orienter des publics difficiles
- Capacité à gérer son stress
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Bonne expression écrite et orale
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureSalaire brut estimé
22 640 € / an 1 887 € / mois 12,44 € / heureEstimation haute
24 570 € / an 2 048 € / mois 13,50 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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