Adjoint Administratif 100% - Drm H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Un poste d'Adjoint(e) Administratif(ve) à temps plein est à pourvoir à la Direction des Ressources Matériels, au CESAME, dès que possible.
Dénomination du poste :
Les missions du secrétariat de la DRM-SAE consistent à apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers aux activités de sa Direction et du Service Achats et Equipements.
Il est placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur des Ressources Matérielles et du Développement Durable (DRM) et du Responsable Achats et Logistique. Il assure ses missions de façon autonome en lien avec les autres gestionnaires de la DRM et sous la responsabilité de l'encadrement.
La ou le secrétaire assure :
- La gestion du secrétariat de la Direction des Ressources Matérielles et du Service Achats et Equipement,
- La gestion documentaire,
- La gestion de dossiers spécifiques et de missions ponctuelles confiées par l'encadrement du SAE.
Missions principales :
Au titre du secrétariat de Direction :
· Assister le Directeur des Ressources Matérielles et son équipe afin d'optimiser la gestion des activités (gestion agendas, préparation réunion, rédaction des comptes rendus),
· Gérer les envois et la réception des courriers de la Direction,
· Assurer l'accueil physique, téléphonique aussi bien interne qu'externe, pour apporter une réponse adaptée à ses interlocuteurs en sachant prioriser et orienter les sollicitations,
· Coordonner les échanges avec les autres secrétariats de Direction du CESAME, et les services de la DRM (Services Techniques, Restauration, Blanchisserie, Affaires Culturelles),
· Assurer la rédaction et la diffusion des notes d'information et de service du périmètre de la Direction,
· Organiser la continuité de l'exécution des missions du secrétariat : suppléance téléphonique, suppléance courriers, mode dégradé.
Au titre de la Gestion Documentaire :
· Être le référent de la gestion documentaire du service, en lien avec les gestionnaires, en prenant les précautions nécessaires pour les informations qui pourraient être confidentielles (archivage numérique et physique),
· Contribuer à l'intégration des pièces administratives des marchés avec les référents marchés.
Au titre de la Gestion de Portefeuille :
· Assurer la gestion des réservations de salles : enregistrement des réservations et prestations, émissions des titres de recette le cas échéant,
· En lien avec le gestionnaire du parc véhicule, assurer le suivi et la mise à disposition des clés des véhicules du pool,
· Gérer le suivi des prestations de restauration : gestion des conventions, traitement des factures et des titres de recette,
· Participer à l'élaboration et au suivi des tableaux de bord financiers et/ou opérationnels,
· Assurer le suivi administratif des Affaires Culturelles
· Gérer l'approvisionnement de services ou de produits dans le respect de la Commande Publique (annonces et publications, politique culturelle)