Assistant de Direction College - Lycee H/F Enseignement Catholique Thonon
Thonon-les-Bains - 74 CDI- 2 730 - 2 800 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Assistance au Chef d'Etablissement :
- Gérer l'agenda du Chef d'Etablissement ;
- Préparer et saisir les prévisions des structures, le mouvement de l'emploi des enseignants, suivre et contrôler l'exécution des instructions et décisions.
- Assurer le filtrage, l'orientation ainsi que la priorisation des appels et des courriers.
- Participer en tant que membre au conseil de direction et rédiger les comptes rendus.
- Effectuer la veille sur le Bulletin Officiel et sur le Bulletin Académique et autres circulaires.
- Aider à la préparation et organisation des réunions (conseil d'établissement, journée pédagogique, conseil pédagogique.)
Gestion du service secrétariat :
- Réaliser les plannings du service secrétariat en lien avec le service comptabilité/RH
- Conduire les réunions de service quand cela le nécessite
- Réaliser des entretiens professionnels
- Accompagner individuellement afin de structurer le service (répartition des tâches, mise en place de procédures)
- Recruter (personnel administratif, stagiaires) quand la situation le nécessite
- Réorganiser le service en cas d'absences
Gestion du secrétariat de direction et de l'établissement :
- Traiter/rédiger/dispatcher les courriers ainsi que les mails.
- Gérer les boîtes mails académiques des unités pédagogiques
- Organiser le classement et l'archivage des documents administratifs.
- Assurer la communication avec les élèves, les familles, les professeurs et le personnel.
- Rédiger et diffuser les supports de communication internes ou externes divers et les enquêtes (Stjo Hebdo, Google-Form.)
- Assurer les relations avec les institutions et partenaires (rectorat, diocèse, collectivités territoriales...) et les tâches administratives afférentes.
- Gérer l'agenda de l'établissement.
- Prendre en charge les dossiers administratifs des professeurs titulaires, suppléants et stagiaires.
- Traiter les données (remontée de la base professeur vers le rectorat, vers la DIDEC, inscriptions aux formations sur FORMIRIS.)
- Installer les nouveaux enseignants
- Gérer les absences des enseignants (informer, déclarer, gestion de la suppléance)
- Déclarer et suivre les HSA/HSE/PACTES (Heures supplémentaires)
- Gérer les dossiers de demandes de subventions pédagogiques auprès des collectivités (département, région)
- Piloter l'administratif des sorties et voyages scolaires en collaboration avec les professeurs, le service comptabilité, le Chef d'Etablissement et les instances.
- Collaborer avec les secrétariats de direction des établissements privés de l'Enseignement Catholique de Thonon (ECT)
Competences principales attendues :
- Autonomie.
- Habité de la nécessité d'anticiper les différents événements.
- Doté d'une bonne aisance relationnelle, bonne élocution, vous avez le sens du travail en équipe et souhaitez contribuer au projet éducatif et pastoral de notre établissement.
- Ordonné(e), fiable, méthodique et rigoureux, vous savez analyser et rendre compte, tout en ayant le souci de la confidentialité.
- Capable d'initiative et de réaction face aux imprévus.
- Maîtrise parfaite de l'outil informatique (Suite bureautique Word (de niveau 2 publipostages...), Excel (de niveau 2), PowerPoint, messagerie électronique.
- Une connaissance de l'outil métier : Charlemagne et EcoleDirecte...) et des applications des services de l'Education Nationale (STS WEB, ANGE 2D...) est un plus.
Profil de formation supérieure (idéalement Bac +3), vous avez une expérience réussie (de 3 ans mini) sur un poste de secrétariat élèves ou secrétariat de direction et vous avez l'habitude de travailler au sein d'établissements de tailles significatives. Vous présentez des aptitudes à fédérer pour travailler en équipe, à développer des relations de confiance avec les familles, les enseignants et les partenaires institutionnels. Vous savez faire preuve de diplomatie, de rigueur, d'engagement, d'écoute et de confidentiali
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 3 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Enseignement secondaire général
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Thonon-les-Bains - 74
- CDI
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