Assistant de Gestion Accueil Facturation Recouvrement au Sein du Service des Admissions H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Le CHIMM recherche pour un remplacement d'été, 2 assistants de gestion accueil, facturation et recouvrement au sein du service des admissions.

PRESENTATION DU SERVICE

Le Service Admission-Facturation et état-civil (gestion des hospitalisés et gestion des consultants externes), est placée sous la direction du directeur adjoint des affaires financières et est composée :
D'un attaché principal d'administration, responsable du service
D'un adjoint au responsable du service
De 16 gestionnaires, dont un référent sur le secteur gestion des hospitalisés.

Le SAFe est en relation à l'intérieur de l'hôpital, avec les services de soins et le service social, ainsi qu'avec le service informatique, les services techniques, les services logistiques ; et à l'extérieur de l'hôpital, avec les patients ou leur famille, les mutuelles, la CPAM, le Conseil Départemental, le Centre des Finances Publiques, la Mairie de Meulan

Missions du SAFe Gestion des Hospitalisés/Gestion des Consultants Externes
Constitution et gestion des dossiers des patients hospitalisés, consultants externes ou résidents en EHPAD ou USLD, en vue de leur facturation.

AMPLITUDE D'OUVERTURE AU PUBLIC

Gestion des Hospitalisés :
Hôpital Henri IV : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30
Hôpital Bécheville (Psychiatrie et SSR) : du lundi au vendredi de 9h à 17h
Gestion des Consultants Externes : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30
Accueil Administratif des Urgences : du lundi au vendredi de 8h30 à 22h (roulement)

Description des missions des agents gestionnaires

1/ Constitution du dossier administratif du patient :
Accueil du patient (physique et téléphonique)
Recueil et saisie des données nécessaires à la bonne facturation du dossier :
Etat civil (identité complète, adresse, coordonnées téléphoniques et mails)
Modalités de prise en charge (Sécurité Sociale, Mutuelle, organismes divers,)

2/ Gestion du dossier avant facturation et vérification de sa complétude :
Saisie et /ou Vérification des actes
Relances pour l'obtention des documents manquants
Mise à jour du dossier informatisé (saisie des nouvelles informations)

3/ Encaissement en régie des éventuels restes à charge du patient
Encaissements en numéraire, chèque ou carte de paiement
Edition du journal de caisse
Vérification de la caisse

4/ Facturation des dossiers
Mise en facturation
Lancement des facturations papier ou dématérialisées suivant le calendrier établi
Edition des factures et envoi

5/ Gestion des erreurs de facturation
Correction des erreurs
Nouvelle mise en facturation

6/ Traitement du courrier du service
Réception, ouverture, tri et distribution

Les agents gestionnaires peuvent être amenés à assurer toute mission jugée utile par la hiérarchie et nécessaire au bon fonctionnement du service pour faire face notamment aux changements réglementaires réguliers, et à participer à différents groupes de travail.
Ils sont tenus de respecter les procédures mises en place dans le service, en particulier les procédures d'identitovigilance.
Ils participent aux opérations d'archivage des dossiers.

Missions spécifiques des agents chargés de la Gestion des Hospitalisés :

Enregistrement des naissances et des décès
Accueil des familles
Tenue du registre
Remise des déclarations au service Etat Civil de la mairie de Meulan

Pré-admission et Gestion des lits :

Saisie de la date de sortie prévisionnelle dans le dossier administratif du patient
Edition des requêtes informatiques et envoi des listes de patients aux services pour la confirmation de la date de sortie.
Attribution du lit au futur patient :
Information du patient sur la chambre particulière
Indication de la demande de chambre particulière dans le dossier

Secteur Psychiatrie :

Transmission des certificats administratifs réglementaires.

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NATURE ET NIVEAU DE FORMATION REQUIS

Baccalauréat ou grade « adjoint administratif » de la Fonction Publique Hospitalière.
Poste de catégorie C

La connaissance du logiciel métier « PASTEL » est appréciée dans l'étude de la candidature ; à défaut, la formation sera assurée par l'équipe.

QUALITES ET SAVOIR-FAIRE REQUIS POUR LE POSTE :

Communiquer (par écrit ou par oral) de façon claire et adaptée à l'interlocuteur
Travailler en équipe
Faire preuve de polyvalence : prise en charge de dossier dans différents secteurs (MCO, urgences, psychiatrie, SSR) et selon différents modes de prise en charge (hospitalisés, consultants externes)
Respecter les règles et procédures en vigueur dans le service et dans l'établissement
Être organisé (e) et rigoureux(se) pour assurer la qualité des dossiers pris en charge
S'adapter aux nouveautés et aux changements techniques et/ou organisationnels
Répondre aux exigences réglementaires et institutionnels : Sivic, Plan blanc, AFGSU, utilisation d'un défibrillateur, projets de numérisations(des vidéos en E-LEARNING sont mis à disposition)
Etre force de proposition
Etre à l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, et messagerie)

POSTE à POURVOIR

Assistant de Gestion et Activités transversales

La personne recrutée sera affectée par roulement à la Gestion des Hospitalisés, à la Gestion des Consultants Externes et à l'accueil administratif des urgences. Elle gèrera des dossiers administratifs de patients hospitalisés (MCO, urgences, psychiatrie, SSR) et des dossiers administratifs de consultants externes, tant au niveau de l'accueil du patient qu'au niveau de la facturation du dossier (facturation initiale et redressement éventuel). Les différentes missions sont détaillées ci-dessus.

Localisation actuelle du poste : Centre Hospitalier Intercommunal Meulan Les Mureaux (CHIMM)

Site HENRI IV
Site de Bécheville

Déplacements ponctuels : sur les hôpitaux du GHT (Formation, Réunions, etc)

Temps de travail et horaires spécifiques du poste

100% - de 8h30 à 22h00