Assistant - Assistante de Direction H/F Sud Ancrage
Gourbeyre - 971 CDD- 2 000 € / mois
- 🕑 2 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Autonome et organisé(e), vos missions seront les suivantes :
- Assurer l'accueil Physique et Téléphonique du Public, des Plaisanciers de passage et locaux et étrangers.
- Informer, et conseiller sur le fonctionnement de la marina (tarifs, conditions d'adhésion, possibilité de liste d'attente.) et sur les possibilités offertes par son environnement (services, tourisme...)
- Proposer des prestations de services supplémentaires : aider les plaisanciers en escale à louer un véhicule, trouver un taxi, trouver un logement, mise en relation avec des prestataires (mécaniciens, électriciens.)
- Diffuser et mettre à jour les informations relatives à la marina et alentours (événements, changement d'horaires/ permanences, arrêtés préfectoraux/municipaux.)
- Être joignable en dehors des horaires d'ouverture en cas d'urgence
Les activités du poste :
- Prendre en charge la gestion quotidienne de la boite mail, gestion des demandes de réservations, de la liste d'attente.
En ce qui concerne, les demandes de place à l'année, avant de répondre, voir les places disponibles avec le chef d'équipe des Agents de port.
- Assurer le relais des informations auprès de la Direction.
- Établir les nouveaux contrats d'abonnements annuels. Aviser les plaisanciers des conditions et procédures. Collecter tous les documents et données nécessaires.
- Établir les factures sur le logiciel de gestion de marina « ALIZÉE » :
- - pour les contrats de bateaux basés à l'année, chaque début de mois
- - Envoi des factures par mail via le logiciel et par courrier simple pour les plaisanciers n'ayant pas d'adresse mail.
- - Facturer les séjours des bateaux de passage
- Faire Classement et archivage.
- Effectuer les relances par mail et par téléphone des plaisanciers pour les impayés et Suivi. Rédaction et envois de Courriers recommandés si nécessaire. Gestion de petits litiges.
- Percevoir les recettes. Gestion de la caisse et des états de caisse avec la direction.
- Faire la gestion des prélèvements automatiques via le site du Crédit Agricole et application mobile « MaSignatureEDI »
- Remettre les chèques et les espèces encaissés à la Présidente pour dépôt à la banque.
- Faire le point sur les besoins en matériel de la SAS SUD ANCRAGE (fournitures bureau /produits d'entretien etc)
- Assurer un suivi des tâches effectuées par les Agents de port, et faire remonter les signalements des plaisanciers ou demandes spécifiques à l'équipe technique et au Directeur.
- Gestion des plannings des agents de ports (permanences, congés.)
- Relayer le règlement intérieur auprès des plaisanciers et s'employer à le faire respecter
- Réception du courrier et des colis pour les plaisanciers. Dispatching
- Assistance au besoin les plaisanciers de passage, pour effectuer leurs formalités de douane à leur arrivée et départ.
CDD de 2 mois et renouvellement en CDI
Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Gérer un planning, Réaliser la gestion administrative des contrats, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Organiser et contrôler un approvisionnement, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Collecter et analyser des données, des informations, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Bon niveau de rédaction, Bonne maîtrise des Logiciels Excel et Word, Anglais courant (parlé et écrit)
Langues : Anglais exigé
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Autres activités récréatives et de loisirs
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
- Gourbeyre - 971
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